Als Arbeitgeber können Sie ihren Arbeitnehmern die Verpflegungspauschalen lohnsteuerfrei erstatten. Daneben dürfen Sie nochmals denselben Betrag erstatten, wenn Sie den doppelten Betrag pauschal mit 25% versteuern (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG).
Stellen Sie als Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung, erfassen Sie den Wert der Mahlzeit nach der amtlichen Sachbezugsverordnung als Arbeitslohn, wenn der Wert der jeweiligen Mahlzeit 60 € nicht übersteigt (Sachbezugswert 2014: 1,63 € pro Frühstück, 3,00 € pro Mittagessen bzw. Abendessen). Seit dem 1.1.2014 setzen Sie den Wert der Mahlzeit überhaupt nicht mehr als Arbeitslohn an, wenn Ihr Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte.
Stellen Sie Ihrem Arbeitnehmer eine kostenlose Mahlzeit zur Verfügung müssen Sie die lohnsteuerfreien Verpflegungspauschalen um
- 20% für ein Frühstück und
- 40% für ein Mittag- oder Abendessen
kürzen, maximal bis auf 0 €. Bei einer Inlandspauschale beträgt die Kürzung somit (24 € x 20% =) 4,80 € für ein Frühstück und jeweils (24 € x 40% =) 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen.
Wenn Sie Ihrem Arbeitnehmer die doppelte Verpflegungspauschale zahlen wollen, dürfen Sie bei der Verdoppelung immer von der Verpflegungspauschale ausgehen, die sich ohne Kürzung für kostenlose Mahlzeiten ergibt (Grund: In § 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG, der die pauschale Besteuerung regelt, wird nur auf Verpflegungsmehraufwendungen im Sinne des § 9 Abs. 4a Satz 3 bis 6 EStG Bezug genommen; die Kürzung ist in § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG geregelt, sodass bei der Verdoppelung vom ungekürzten Betrag auszugehen ist.)
Die Kürzung darf nicht höher sein als die für den jeweiligen Tag zu gewährende steuerfreie Verpflegungspauschale (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Es ist allerdings möglich, auch dann den doppelten Betrag (vor Kürzung) zu erstatten und diesen Betrag pauschal mit 25% zu versteuern.
Praxis-Beispiel:
Ihr Arbeitnehmer unternimmt eine dreitägige Geschäftsreise. Sie zahlen die beiden Übernachtungen jeweils inklusive Frühstück. Für den Zwischentag haben Sie für Ihren Arbeitnehmer das Mittag- und Abendessen gebucht und auch bezahlt. Für den Abreisetag übernehmen Sie auch das Mittagessen. Sie zahlen ihm zusätzlich die steuerfreien Verpflegungspauschalen und die Verpflegungspauschalen, die Sie mit 25% pauschal der Lohnsteuer unterwerfen können.
Der Wert der Mahlzeiten, die Sie übernommen haben, wird nicht als Arbeitslohn versteuert. Dafür dürfen Sie nur die gekürzten Verpflegungspauschalen lohnsteuerfrei erstatten. Die pauschal versteuerten Verpflegungspauschalen werden nicht gekürzt. Das Ergebnis sieht dann wie folgt aus:
|
Verpflegungspauschalen für den |
Berechnung der Kürzung |
Verpflegungs-pauschale, |
Verpflegungs-pauschale, |
|
Anreisetag |
— |
12,00 € |
12,00 € |
|
Zwischentag – Kürzung für Frühstück – Kürzung für Mittagessen – Kürzung für Abendessen |
24,00 € 4,80 € 9,60 € 9,60 € |
0,00 € |
24,00 € |
|
Abreisetag – Kürzung für ein Frühstück – Kürzung für Mittagessen (bei Negativbetrag erfolgt die Kürzung auf höchstens 0 €) |
12,00 € 4,80 € 9,60 € |
0,00 € |
12,00 € |
|
es können erstattet werden |
12,00 € |
48,00 € |
Sie können Ihrem Arbeitnehmer die Verpflegungspauschalen in Höhe von (12,00 € + 48,00€ =) 60,00 € erstatten. Lohnsteuerfrei ist jedoch nur der Betrag von 12,00 €.
Sehr geehrter Herr Krudewig,
bzgl. der Kürzung von Verpflegungspauschalen habe ich ebenfalls eine Frage:
Unsere Firma zahlt statt der gesetzlichen 12,00 EUR eine Pauschale von 20,00 EUR. (12,00 st.frei und 8,00 EUR pauschal lst.pflichtig).
Wie ist dies nun zu behandeln, wenn bei einem Abreisetag (12,00 EUR gesetzlich) die Pauschale von 20,00 EUR gezahlt wird, gleichzeitig aber ein Frühstück (4,80 EUR) sowie ein Mittagessen (9,60 EUR) gestellt wird.
Lt. Gesetz darf höchstens die steuerlich zustehende Pauschale (also 12,00 EUR) gekürzt werden.
Da der Arbeitgeber jedoch eine höhere Pauschale als die gesetzliche zahlt, möchte er auch den kompletten Betrag von 14,40 EUR (4,80 EUR + 9,60 EUR) kürzen.
Meine Fragen daher:
1. entsteht durch die höhere Kürzung beim Arbeitnehmer ein Anspruch auf Werbungskosten (14,40 EUR abzgl. 12,00 EUR = 2,40 EUR)?
2. Mindert die höhere Kürzung den Betrag der pauschal vesteuert wird?
(Grundsätzlich: 12,00 EUR steuerfrei + 8,00 EUR pauschal lst.pflichtig.
Da allerdings die steuerfreien 12,00 EUR komplett gekürzt werden, verbleibt ein Rest von 2,40 EUR, der die Bemessungsgrundlage von 8,00 EUR kürzt????)
Besten Dank im Voraus für Ihre Hilfe!
Freundliche Grüße
Petra Kreuzpaintner
„Stellen Sie Ihrem Arbeitnehmer eine kostenlose Mahlzeit zur Verfügung müssen Sie die lohnsteuerfreien Verpflegungspauschalen um
•20% für ein Frühstück und
•40% für ein Mittag- oder Abendessen
kürzen, maximal bis auf 0 €. “
Ich habe zurzeit einen Fall zu klären, wonach unsere Arbeitnehmer teilweise mehr Verpflegungskosten abziehen müssen als der Pauschalbetrag, z.B. 12,00 Anreisetag – Mittagsessen – Abendessen (2×9,60) = -7,20€. Wo finde ich die gesetzliche Grundlage, dass die Pauschale maximal auf 0 gekürzt werden darf?
Vielen Dank
Mit freundlichen Grüßen
Andreas Palmer
Lieber Herr Palmer,
dass die Kürzung der Pauschalen maximal bis auf 0 € zu kürzen ist ergibt sich aus § 9 Abs. 4 Satz 8 EStG, der wie folgt lautet:
„Wird dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die nach den Sätzen 3 und 5 ermittelten Verpflegungspauschalen zu kürzen:
1. für Frühstück um 20 Prozent,
2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent,
der nach Satz 3 Nummer 1 gegebenenfalls in Verbindung mit Satz 5 maßgebenden Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag; die Kürzung darf die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen.“
Beste Grüße,
Wilhelm Krudewig