Schlagwort-Archive: Entfernungspauschale

Bahncard 100 für Arbeitnehmer – so finden Sie die steuerlich beste Lösung

4 Antworten

Wenn Sie Ihrem Arbeitnehmer / Ihren Arbeitnehmern eine Bahncard 100 überlassen, hängt die steuerliche Behandlung davon ab, in welchem Umfang dieser die Bahncard 100 für

  • Geschäftsreisen,
  • Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte und/oder
  • Privatfahrten nutzen kann.

Kann der Arbeitnehmer die Bahncard uneingeschränkt nutzen, ist es erforderlich, die Kosten der Bahncard von derzeit 4.090 € aufzuteilen. Als Arbeitgeber ziehen Sie dann die Kosten, die auf Geschäftsreisen entfallen, als Betriebsausgaben ab (maximal bis 4.090 €). Soweit die übersteigenden Kosten bis maximal 4.090 € auf die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entfallen, müssen diese beim Arbeitnehmer als Arbeitslohn erfasst werden.

  • Falls der Betrag von 4.090 € dann noch nicht erreicht ist, sind die Kosten für Privatfahrten als Arbeitslohn zu versteuern.
  • Ist der Betrag von 4.090 € bereits überschritten, kann die Bahncard 100 uneingeschränkt für Privatfahrten verwendet werden. Der Arbeitnehmer muss dann keinen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn versteuern.

Praxis-Beispiel:
Ein Arbeitgeber stellt seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Bahncard 100 zur Verfügung, die der Arbeitnehmer für Geschäftsreisen, für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte und für Privatfahrten verwenden kann. Die Bahncard 100 kostet 4.090 € im Jahr. Davon entfallen 3.400 € auf Geschäftsreisen. Der verbleibende Betrag von (4.090 € – 3.400 € =) 690 € entfällt auf Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte, die der Arbeitgeber bei seinem Arbeitnehmer als steuerpflichtigen Arbeitslohn versteuern muss.

Mein Tipp: Unternimmt Ihr Arbeitnehmer häufig Geschäftsreisen zu weit entfernt liegenden Zielen, kann es sinnvoll sein, wenn Sie (der Arbeitgeber) ihm eine Bahncard 100 zur Verfügung stellen. Die Bahncard 100 kostet derzeit 4.090 € im Jahr. Betragen die Fahrtkosten ohne Bahncard mindestens 4.090 €, kann der Arbeitnehmer die Bahncard im Übrigen für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte und für Privatfahrten nutzen, ohne dafür einen geldwerten Vorteil versteuern zu müssen. Darüber hinaus kann der Arbeitnehmer für seine Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte die volle Entfernungspauschale beanspruchen.

Kostenloser E-Mail Newsletter! Tragen Sie sich ein und ich sende Ihnen jede Woche einen aktuellen Steuertipp per E-Mail zu.
Jetzt eintragen

Entfernungspauschale: Höherer Betriebsausgabenabzug bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel

1 Antwort

Nutzen Sie als Unternehmer öffentliche Verkehrsmittel, so können Sie

  • für jeden Entfernungskilometer eine Pauschale von 0,30 € beanspruchen (maßgebend ist nicht die Strecke, die Sie mit Bahn, Bus oder Zug zurücklegt haben, sondern die kürzeste Straßenverbindung) oder
  • die höheren tatsächlichen Kosten für öffentliche Verkehrsmittel bis maximal 4.500 € im Jahr geltend machen (der Betrag, der die Entfernungspauschale übersteigt, kann zusätzlich zur Entfernungspauschale geltend gemacht werden).

Bei einer Vergleichsrechnung ist dabei auf den Jahresbetrag abzustellen (§ 9 Abs. 2 Satz 2 EStG). Das bedeutet, der höhere Betrag für öffentliche Verkehrsmittel ist zusätzlich abziehbar, wenn er über die Entfernungspauschale für das gesamte Jahr hinausgeht. Nutzen Sie für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb öffentliche Verkehrsmittel, so buchen Sie in Ihrer Buchführung zunächst die tatsächlichen Fahrtkosten mit Vorsteuerabzug. Anschließend erfassen Sie dann die Differenz zur Entfernungspauschale.

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer fährt im Jahr 2013 an 220 Tagen mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu seinem Betrieb. Die kürzeste Straßenverbindung beträgt 55 km. Die Bahnkilometer betragen 72 km. Er kauft sich eine Jahreskarte der Bahn, die er ausschließlich für seine Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb einsetzt. Dafür zahlt er 4.090 € einschließlich 19% = 653,03 € Umsatzsteuer (Vorsteuer). Abhängig davon, ob eine Berechtigung zum Vorsteuerabzug besteht, ergeben sich unterschiedliche Auswirkungen:

Entfernungspauschale 55 km x 0,30 € x 220 Tage =     3.630 €

Kosten der Bahnfahrt: 4.090 € brutto;
mit Vorsteuerabzug (4.090 € – 653 € =)                        3.437 €

zusätzlich zu den Bahnkosten abziehbarer Teil
der Entfernungspauschale = Privateinlage                      193 €

Liegen die Bahnkosten unter dem Betrag der Entfernungspauschale, werden zunächst die Kosten für die Bahnfahrt mit Vorsteuerabzug gebucht. Die Differenz zwischen den tatsächlichen Netto-Kosten und der Entfernungspauschale werden anschließend als Privateinlage erfasst. Liegen die Bahnkosten über dem Betrag der Entfernungspauschale, werden nur die Kosten für das Bahnticket erfasst.

Variante: Fahrten zum Betrieb mit öffentlichen Verkehrsmitteln und dem PKW
Fährt der Unternehmer von seiner Wohnung zur seiner Hauptbetriebsstätte teilweise mit öffentlichen Verkehrsmitteln und teilweise mit seinem PKW, kann er die höheren Kosten für öffentliche Verkehrsmittel nur dann ansetzen, wenn diese (bezogen auf das gesamte Jahr) höher sind als die Entfernungspauschale.

Eine tageweise Betrachtung, bei der Teilstrecken getrennt für sich beurteilt werden dürfen, ist seit 2012 nicht mehr zulässig. Es gilt eine einheitliche jahresbezogene Betrachtung. Das heißt, die Entfernungspauschale für die Gesamtstrecke wird verglichen mit den Kosten für die öffentlichen Verkehrsmittel für das gesamte Jahr.

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer legt die Strecke zu seinem Betrieb zurück, indem er 18 km mit seinem PKW zum Park-and-ride-Parkplatz fährt. Von dort fährt er 11 km mit der Bahn. Die Gesamtstrecke, die er an 200 Arbeitstagen zurücklegt, beträgt 29 km. Die Entfernungspauschale beträgt (29 km x 200 Tage x 0,30 € =) 1.740 €. Die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel betragen 1.010 € im Jahr, sodass eine Entfernungspauschale von 1.740 € anzusetzen ist.

Praxis-Beispiel (Berechnung für Arbeitnehmer):
Ein Arbeitnehmer fährt vom 1.1. bis 30.6.2013 mit seinem PKW zu seiner 28 km entfernt liegenden Arbeitsstätte. Der Arbeitnehmer wechselt zum 1.7.2013 seinen Wohnsitz und fährt danach mit öffentlichen Verkehrsmitteln zum Betrieb. Die Entfernung von seiner neuen Wohnung zum Betrieb beträgt 36 km. Für die Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel zahlt der Arbeitnehmer 1.642 €. Die Entfernungspauschale ist wie folgt zu ermitteln:

1.1. – 30.06.2013: 117 Tage x 28 km x 0,30 € =               982,80 €

1.7. – 31.12.2013: 114 Tage x 36 km x 0,30 € =            1.231,20 €

Entfernungspauschale insgesamt                                 2.214,00 €

Kosten für öffentliche Verkehrsmittel                           1.642,00 €

Ergebnis: Die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel in der Zeit vom 1.7. bis 31.12.2013 (= 1.642 €) sind höher als die Entfernungspauschale für diesen Zeitraum (= 1.231,20 €). Da aber die Entfernungspauschale für das gesamte Jahr in Höhe von 2.214 € maßgebend ist, liegen die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel darunter. Der Arbeitnehmer kann nur 2.214 € geltend machen, weil die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel (bezogen auf das gesamte Jahr) niedriger sind.

Die Entfernungspauschale ist bei Unternehmern nur für eine Betriebsstätte anzusetzen

2 Antworten

Als Unternehmer oder Freiberufler üben Sie Ihre Tätigkeit regelmäßig in Ihrer Betriebsstätte bzw. in Ihrem Büro aus. Für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb bzw. Büro darf nur die Entfernungspauschale von 0,30 € je Entfernungskilometer geltend gemacht werden. Haben Sie aber mehr als eine Betriebsstätte bzw. mehr als ein Büro, sind nur die Fahrten zu einer Betriebsstätte als Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte zu behandeln. Bei diesen ist jeweils nur die Entfernungspauschale anzusetzen. Die anderen Fahrten sind voll abziehbar.

Bei der Festlegung der Betriebsstätte ist auf die Betriebsstätte abzustellen, die den Mittelpunkt Ihrer dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit darstellt (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG, n.F.). Dies entspricht nicht nur der gesetzlichen Neuregelung, sondern auch der Rechtsprechung der Finanzgerichte.

Die Konsequenz ist, dass alle Fahrten zwischen Ihrer Wohnung und Ihrer Zweitbetriebsstätte im Rahmen einer auswärtigen Tätigkeit stattfinden, sodass keine Entfernungspauschale anzusetzen ist. Die Fahrten sind voll abziehbar.

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer aus Siegburg hat ein Büro, welches sich in einer Entfernung von 14 km befindet. Zusätzlich unterhält er noch ein zweites Büro im 120 km entfernten Herten. Mit seinem Firmenwagen (Bruttolistenpreis 28.000 €) fährt der Unternehmer an 200 Tagen im Jahr zum 14 km entfernten Büro. An 24 Tagen im Jahr (2 Tage im Monat) fährt er zu seinem 120 km entfernt liegenden Büro nach Herten. Die nicht abziehbaren Betriebsausgaben ermittelt er wie folgt:

1. Fahrten zur 14 km entfernt liegenden Betriebsstätte:

28.000 € x 0,03% x 14 km x 12 Monate =                  1.411,20 €
abzüglich der Entfernungspauschale von

14 km x 0,30 € x 200 Tage =                                      –  840,00 €

= nicht abziehbare Betriebsausgaben                      571,20 €

2. Fahrten zur 120 km entfernt liegenden Betriebsstätte:

Die Betriebsstätte in Herten bildet nicht den Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit. Die Fahrten nach Herten sind deshalb als Geschäftsreisen (auswärtige Tätigkeiten) einzustufen, sodass die Fahrtkosten uneingeschränkt abziehbar sind.

Mein Tipp: In der Vergangenheit wurden alle Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte als eingeschränkt abzugsfähige Fahrten eingestuft. Nunmehr gilt das nur noch für Fahrten zwischen Wohnung und der Betriebsstätte, die den Mittelpunkt einer dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit des Unternehmers bildet.
Nutzen Sie Ihre Gestaltungsmöglichkeiten: diese vorteilhafte Rechtsanwendung kann auch rückwirkend geltend gemacht werden, solange noch kein bestandskräftiger Steuerbescheid vorliegt.

Geschäftsreise oder erste Tätigkeitsstätte?

Schreibe eine Antwort

Ab dem 1.1.2014 werden die Reisekosten neu geregelt. Grundsätzlich kann bei Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte (bzw. ab 2014 zur ersten Tätigkeitsstätte), nur die Entfernungspauschale geltend gemacht werden. Wenn keine regelmäßige Arbeitsstätte bzw. erste Tätigkeitsstätte vorliegt handelt es sich um Geschäftsreisen.

Da Arbeitnehmer (bezogen auf das jeweilige Beschäftigungsverhältnis) nur eine regelmäßige Arbeitsstätte bzw. erste Tätigkeitsstätte haben können, kommt es entscheidend auf die zutreffende Abgrenzung an. Das ist nicht nur für Arbeitnehmer interessant, sondern auch für den Unternehmer, der seinen Arbeitnehmern ein Firmenfahrzeug zur Verfügung stellt.

Ob überhaupt und und wo der Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte hat, ist gemäß § 9 Abs. 4 EStG n.F. in mehreren Stufen zu prüfen. Dabei ist zwingend diese Reihenfolge einzuhalten:

1. Schritt:
Der Arbeitgeber hat die erste Tätigkeitsstätte festgelegt.

2. Schritt:
Ohne Festlegung bzw. ohne eindeutige Festlegung durch den Arbeitgeber sind die gesetzlichen Zeitvorgaben entscheidend.

Wenn der Arbeitgeber keine erste Tätigkeitsstätte bestimmt hat oder diese nicht eindeutig ist, hängt es von der Arbeitszeit ab, die der Arbeitnehmer an der jeweiligen Tätigkeitsstätte verbringt. Arbeitnehmer haben gemäß § 9 Abs. 4 EStG n.F. ihre erste Tätigkeitsstätte dort, wo sie entweder

  • typischerweise arbeitstäglich tätig werden sollen oder
  • je Arbeitswoche mindestens zwei volle Arbeitstage verbringen oder
  • mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden sollen.

Sollten diese Voraussetzungen für mehrere Tätigkeitsstätten vorliegen, so bestimmt der Arbeitgeber, wo sich die erste Tätigkeitsstätte befindet. Hat der Arbeitgeber keine Bestimmung getroffen, gilt jeweils die Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt.

Mein Tipp:
Wenn Sie ihren Arbeitnehmern einen Firmenwagen überlassen, müssen Sie deren Situation rechtzeitig klären. Die Kosten, die auf Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte entfallen, müssen Sie beim Arbeitslohn als geldwerten Vorteil versteuern. Handelt es sich um Geschäftsreisen, so sind die Kosten voll abziehbar und nicht als Arbeitslohn zu erfassen. Nach der gesetzlichen Neuregelung können Sie in vielen Fällen Einfluss darauf nehmen, ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt – nutzen Sie diesen Spielraum.