Nutzen Sie als Unternehmer öffentliche Verkehrsmittel, so können Sie

• für jeden Entfernungskilometer eine Pauschale von 0,30 € beanspruchen (maßgebend ist nicht die Strecke, die Sie mit Bahn, Bus oder Zug zurücklegt haben, sondern die kürzeste Straßenverbindung) oder
• die höheren tatsächlichen Kosten für öffentliche Verkehrsmittel bis maximal 4.500 € im Jahr geltend machen (der Betrag, der die Entfernungspauschale übersteigt, kann zusätzlich zur Entfernungspauschale geltend gemacht werden).

Bei einer Vergleichsrechnung ist dabei auf den Jahresbetrag abzustellen (§ 9 Abs. 2 Satz 2 EStG). Das bedeutet, der höhere Betrag für öffentliche Verkehrsmittel ist zusätzlich abziehbar, wenn er über die Entfernungspauschale für das gesamte Jahr hinausgeht. Nutzen Sie für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb öffentliche Verkehrsmittel, so buchen Sie in Ihrer Buchführung zunächst die tatsächlichen Fahrtkosten mit Vorsteuerabzug. Anschließend erfassen Sie dann die Differenz zur Entfernungspauschale.

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer fährt im Jahr 2013 an 220 Tagen mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu seinem Betrieb. Die kürzeste Straßenverbindung beträgt 55 km. Die Bahnkilometer betragen 72 km. Er kauft sich eine Jahreskarte der Bahn, die er ausschließlich für seine Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb einsetzt. Dafür zahlt er 4.090 € einschließlich 19% = 653,03 € Umsatzsteuer (Vorsteuer). Abhängig davon, ob eine Berechtigung zum Vorsteuerabzug besteht, ergeben sich unterschiedliche Auswirkungen:

Entfernungspauschale 55 km x 0,30 € x 220 Tage =     3.630 €

Kosten der Bahnfahrt: 4.090 € brutto;
mit Vorsteuerabzug (4.090 € – 653 € =)                        3.437 €

zusätzlich zu den Bahnkosten abziehbarer Teil
der Entfernungspauschale = Privateinlage                      193 €

Liegen die Bahnkosten unter dem Betrag der Entfernungspauschale, werden zunächst die Kosten für die Bahnfahrt mit Vorsteuerabzug gebucht. Die Differenz zwischen den tatsächlichen Netto-Kosten und der Entfernungspauschale werden anschließend als Privateinlage erfasst. Liegen die Bahnkosten über dem Betrag der Entfernungspauschale, werden nur die Kosten für das Bahnticket erfasst.

Variante: Fahrten zum Betrieb mit öffentlichen Verkehrsmitteln und dem PKW
Fährt der Unternehmer von seiner Wohnung zur seiner Hauptbetriebsstätte teilweise mit öffentlichen Verkehrsmitteln und teilweise mit seinem PKW, kann er die höheren Kosten für öffentliche Verkehrsmittel nur dann ansetzen, wenn diese (bezogen auf das gesamte Jahr) höher sind als die Entfernungspauschale.

Eine tageweise Betrachtung, bei der Teilstrecken getrennt für sich beurteilt werden dürfen, ist seit 2012 nicht mehr zulässig. Es gilt eine einheitliche jahresbezogene Betrachtung. Das heißt, die Entfernungspauschale für die Gesamtstrecke wird verglichen mit den Kosten für die öffentlichen Verkehrsmittel für das gesamte Jahr.

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer legt die Strecke zu seinem Betrieb zurück, indem er 18 km mit seinem PKW zum Park-and-ride-Parkplatz fährt. Von dort fährt er 11 km mit der Bahn. Die Gesamtstrecke, die er an 200 Arbeitstagen zurücklegt, beträgt 29 km. Die Entfernungspauschale beträgt (29 km x 200 Tage x 0,30 € =) 1.740 €. Die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel betragen 1.010 € im Jahr, sodass eine Entfernungspauschale von 1.740 € anzusetzen ist.

Praxis-Beispiel (Berechnung für Arbeitnehmer):
Ein Arbeitnehmer fährt vom 1.1. bis 30.6.2013 mit seinem PKW zu seiner 28 km entfernt liegenden Arbeitsstätte. Der Arbeitnehmer wechselt zum 1.7.2013 seinen Wohnsitz und fährt danach mit öffentlichen Verkehrsmitteln zum Betrieb. Die Entfernung von seiner neuen Wohnung zum Betrieb beträgt 36 km. Für die Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel zahlt der Arbeitnehmer 1.642 €. Die Entfernungspauschale ist wie folgt zu ermitteln:

1.1. – 30.06.2013: 117 Tage x 28 km x 0,30 € =               982,80 €

1.7. – 31.12.2013: 114 Tage x 36 km x 0,30 € =            1.231,20 €

Entfernungspauschale insgesamt                                 2.214,00 €

Kosten für öffentliche Verkehrsmittel                           1.642,00 €

Ergebnis: Die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel in der Zeit vom 1.7. bis 31.12.2013 (= 1.642 €) sind höher als die Entfernungspauschale für diesen Zeitraum (= 1.231,20 €). Da aber die Entfernungspauschale für das gesamte Jahr in Höhe von 2.214 € maßgebend ist, liegen die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel darunter. Der Arbeitnehmer kann nur 2.214 € geltend machen, weil die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel (bezogen auf das gesamte Jahr) niedriger sind.