Gemischte Geschäftsreisen: Abrechnung der Fahrtkosten

Kombiniert der Arbeitnehmer eine Geschäftsreise mit einem privaten Aufenthalt, dann hängt der Abzug der Fahrtkosten unter Anderem davon ab,

  • ob der Arbeitnehmer die Geschäftsreise auf Anordnung seines Arbeitgebers unternimmt, der auch die Kosten der Geschäftsreise übernimmt, oder
  • ob der Arbeitnehmer die Geschäftsreise (z. B. eine Fortbildung) außerhalb seiner Arbeitszeit unternimmt und die Aufwendungen selbst trägt. Er kann seine beruflichen Aufwendungen, die er selbst getragen hat, als Werbungskosten geltend machen.

Trägt der Arbeitnehmer die Aufwendungen selbst und kombiniert er seine auswärtige Tätigkeit mit einem privaten Urlaub, dann muss er seine Aufwendungen, wie z. B. die Fahrtkosten, die sowohl den privaten als auch den betrieblichen Teil der Reise betreffen, nach dem Verhältnis der Zeiten aufteilen, die auf den privaten und den betrieblichen Aufenthalt entfallen.

Anders ist es, wenn der Arbeitgeber die Geschäftsreise anordnet. Beauftragt nämlich der Unternehmer seinen Arbeitnehmer für ihn einen beruflichen Termin wahrzunehmen, darf der Arbeitgeber die Fahrtkosten immer zu 100% lohnsteuerfrei erstatten. Es spielt keine Rolle, wenn der Arbeitnehmer den beruflichen Pflichttermin mit einem vorhergehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt verbindet, selbst wenn der private Teil der Reise kürzer ist als der berufliche Teil (BFH-Beschluss vom 21.09.2009, GrS 1/06, unter Rz. 129).

Praxis-Beispiel (Anordnung der Reise durch den Arbeitgeber):
Ein Arbeitgeber schickt seinen Arbeitnehmer zu einem 4-tägigen Geschäftstermin nach Barcelona (Spanien). Der Arbeitnehmer reist mit dem Flugzeug an. Im Anschluss an diesen Geschäftstermin macht er 2 Wochen Urlaub an der „Costa Dorada“. Anschließend fliegt er wieder nach Deutschland zurück.

Ergebnis: Der Arbeitgeber darf seinem Arbeitnehmer die Flugkosten (Hin- und Rückflug)uneingeschränkt (zu 100%) lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Eine zeitanteilige Aufteilung nach dem Verhältnis der betrieblichen und privaten Aufenthaltsdauer ist lt. BFH nicht erforderlich. Der Arbeitgeber wendet seinem Arbeitnehmer keinen geldwerten Vorteil zu und muss auch nicht kontrollieren, ob der Arbeitnehmer seinen beruflichen Pflichttermin mit einem vorhergehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt verbindet.

Immer dann, wenn der Unternehmer seinen Arbeitnehmer beauftragt, die Reise zu unternehmen, bringt die Kombination mit einem Urlaub keinen Nachteil. Das gilt auch für den Gesellschafter-Geschäftsführer, der Arbeitnehmer seiner GmbH ist. Auch wenn Arbeitnehmer- und Arbeitgeberinteressen sich hier überschneiden, kommt es entscheidend darauf an, dass der Gesellschafter-Geschäftsführer steuerlich als Arbeitnehmer einzustufen ist. Steuerlich ist er dann wie jeder andere Arbeitnehmer zu behandeln.

Mein Tipp
Wenn ein Arbeitnehmer eine Geschäftsreise auf Anordnung seines Arbeitgebers unternimmt, die er mit einem Urlaub kombinieren will, dann sollte er dies mit seinem Arbeitgeber abstimmen. So kann dieser z. B. vereinbaren, dass der Arbeitgeber die Fahrt- bzw. Flugkosten zu 100% übernimmt. Der Arbeitgeber zieht die Aufwendungen insgesamt als Betriebsausgaben ab und der Arbeitnehmer braucht keinen geldwerten Vorteil zu versteuern.

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