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Geschäftsreisen: Berechnung der Drei-Monats-Frist beim Abzug von Verpflegungskosten

Bei Geschäftsreisen werden die Verpflegungspauschalen für eine zusammenhängende Tätigkeit am selben Einsatzort maximal für die Dauer von 3 Monaten gewährt (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 5 EStG bzw. § 9 Abs. 4a EStG). Hierbei handelt es sich um eine gesetzliche Regelung, die zwingend einzuhalten ist. Der Beginn einer Frist ist in § 187 BGB geregelt. Ist für den Anfang einer Frist ein Ereignis maßgebend, wie z.B. der Beginn einer Geschäftsreise, so wird der Tag nicht mitgerechnet, auf den das Ereignis fällt.

Wichtig! Laut BFH ist jeder einzelne Auftrag für sich zu betrachten (Urteil vom 19.12.2005, VI R 30/05). Das heißt, dass die 3-Monatsfrist für den Abzug von Verpflegungskosten immer nur für dieselbe auswärtige Tätigkeit gilt. Das heißt, dass mit jedem neuen Auftrag eine andere Auswärtstätigkeit beginnt, sodass je nach Situation auch die 3-Monats-Frist mit jedem Auftrag neu beginnen kann.

Ein Unternehmer/Arbeitnehmer führt eine Tätigkeit auch dann an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte durch, wenn er nach einer kurzen Unterbrechung mit demselben Inhalt am selben Ort tätig wird. Erst wenn die Unterbrechung mindestens 4 Wochen dauert, beginnt die 3-Monatsfrist neu (R 9.6 Abs. 4 LStR). Der Grund für die Unterbrechung keine Rolle spielt, sodass auch nach 4 Wochen Urlaub und/oder Krankheit die 3-Monatsfrist wieder neu beginnt.

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmen setzt seinen Arbeitnehmer in China bei einem Kunden ein. Die Geschäftsreise beginnt am 6.9.2016 (= Tag der Abreise). Vom 1.12. bis 8.12.2016 wird er in China für einen anderen Kunden tätig. Vom 9.12.2016 bis 21.12.2016 (= Tag des Rückflugs nach Deutschland) wird er wieder für den ursprünglichen Kunden tätig.

Die Tätigkeit für den ersten Kunden wird am 30.11.2016 unterbrochen (6 Tage bevor die Drei-Monats-Frist abläuft). Die Tätigkeit für den zweiten Kunden ist gesondert zu betrachten, sodass die Verpflegungspauschalen für folgende Zeiträume beansprucht werden können:

  • vom 6.9.2016 bis zum 30.11.2016
  • vom 1.12.2016 bis 8.12.2016 (also für 8 Tage), weil es sich um eine andere auswärtige Tätigkeit handelt
  • vom 9.12.2016 bis 14.12.2016 (= 6 Tage, da die ursprüngliche Drei-Monats-Frist am 30.11.2016 noch nicht ausgelaufen war)
  • Für die Zeit vom 15.12 bis 21.12.2016 können keine Verpflegungspauschalen in beansprucht werden, weil die Unterbrechung ist zu kurz, um von einem Neubeginn der Drei-Monats-Frist ausgehen zu können.

Mein Tipp
Bei einer Unterbrechung von mindestens 4 Wochen beginnt die 3-Monatsfrist neu. Da der Grund für die Unterbrechung keine Rolle spielt, kann z. B. ein Urlaub auch so geplant werden, dass die Auswärtstätigkeit innerhalb der Drei-Monats-Frist unterbrochen wird und die Unterbrechung mindestens 4 Wochen dauert. Dann beginnt nach der Unterbrechung (z. B. nach dem Urlaub) ein neuer Drei-Monats-Zeitraum, für den wiederum Verpflegungspauschalen beansprucht werden können.

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– Verpflegungspauschalen im In- und Ausland zügig und zutreffend berechnen

– Richtige Abrechnung der privaten Nutzung eines (Elektro-)Fahrzeugs

– Abrechnung eines kostenlosen Snacks im Flugzeug

– Trennung von kombinierten Reisen in betriebliche und private Kosten

Zum Inhalt

Nach einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit müssen die Reisekosten korrekt abgerechnet werden. Dies gilt sowohl für Arbeitnehmer und Unternehmer als auch für freiberuflich Tätige. Deshalb ist es erforderlich, immer auf dem neusten Stand zu sein. Das Handbuch „Reise- und Bewirtungskosten 2017“ enthält eine umfassende und zugleich praxisnahe Darstellung aller Änderungen und Ergänzungen, die sich zwischenzeitlich durch Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen ergeben haben.

Zahlreiche Praxisbeispiele veranschaulichen in leicht verständlicher Sprache die komplexe Materie des gesamten steuerlichen Reisekostenrechts und ermöglichen somit eine problemlose Auseinandersetzung. Das Handbuch „Reise- und Bewirtungskosten 2017“ hilft somit bei der schnellen und zutreffenden Abrechnung der Reisekosten.

Unter anderem finden Sie Empfehlungen und Lösungen zu den folgenden Punkten:

– Wann liegt eine auswärtige Tätigkeit (Geschäftsreise) vor?

– Wie können die Gestaltungsspielräume bei der Wahl der ersten Betriebs-/Tätigkeitsstätte genutzt werden?

– Wie werden die Verpflegungspauschalen bei grenzüberschreitenden Geschäftsreisen ermittelt?

– Wie werden die Verpflegungspauschalen z.B. bei einer nächtlichen Montagetätigkeit abgerechnet?

– Wann ist ein kostenloser Snack im Flugzeug als Mahlzeit zu erfassen?

Die Ausführungen sind leicht verständlich und durch viele Praxisbeispiele problemlos nachvollziehbar und sofort in die Praxis umzusetzen.

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Wie Sie durch einen 4-wöchigen Urlaub den Werbungskostenabzug erhöhen können

Verpflegungspauschalen erhalten Sie bei Geschäftsreisen zur selben Einsatzstelle und bei einer doppelten Haushaltsführung maximal nur für drei Monate (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 6 EStG; § 9 Abs. 4a EStG). Bei einer doppelten Haushaltsführung haben Sie einen Rechtsanspruch darauf, die Pauschbeträge zu erhalten. Das Finanzamt darf die Pauschalen nicht kürzen. Es sind dieselben Pauschbeträge anzusetzen, die für auswärtige Tätigkeiten gelten.

Bei einer Unterbrechung von mindestens 4 Wochen beginnt die 3-Monatsfrist neu. Der Grund für die Unterbrechung spielt seit dem 01.01.2014 keine Rolle mehr, sodass auch nach 4 Wochen Urlaub und/oder Krankheit die 3-Monatsfrist wieder neu beginnt. Das Bundesfinanzministerium stellt allein auf die zeitliche Betrachtung ab (Schreiben vom 24.10.2014, IV C 5 – S 2353/14/10002).

Da der Grund für die Unterbrechung seit dem 01.01.2014 keine Rolle mehr spielt, lässt sich die 3-Monatsfrist für den Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen auch durch einen zusammenhängenden mindestens 4-wöchigen Urlaub unterbrechen. Arbeitnehmer können somit durch die geschickte Wahl ihres Urlaubs ihren Werbungskostenabzug deutlich steigern.

Bei einer doppelten Haushaltsführung ist es nicht erforderlich, dass die Zweitwohnung am Beschäftigungsort für die Dauer der Unterbrechung aufgegeben wird, damit die 3-Monatsfrist neu beginnt (R 9.11. Abs. 7 Satz 1 LStR).

Mein Tipp:
Nutzen Sie die die neue Möglichkeit für Arbeitnehmer seit dem 01.01.2014. Die neue zeitliche Betrachtungsweise macht es Ihnen möglich, die 3-Monatsfrist nach einer Unterbrechung von 4 Wochen neu zu beginnen. Es handelt sich um eine Vereinfachung des Reisekostenrechts, die dazu führt, dass die 3-Monatsfrist wiederholt genutzt werden kann. So kann der Werbungskostenabzug deutlich erhöht werden.

Verpflegungspauschale: Verdoppelung und Kürzung wegen kostenloser Mahlzeiten

Als Arbeitgeber können Sie ihren Arbeitnehmern die Verpflegungspauschalen lohnsteuerfrei erstatten. Daneben dürfen Sie nochmals denselben Betrag erstatten, wenn Sie den doppelten Betrag pauschal mit 25% versteuern (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG).

Stellen Sie als Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung, erfassen Sie den Wert der Mahlzeit nach der amtlichen Sachbezugsverordnung als Arbeitslohn, wenn der Wert der jeweiligen Mahlzeit 60 € nicht übersteigt (Sachbezugswert 2014: 1,63 € pro Frühstück, 3,00 € pro Mittagessen bzw. Abendessen). Seit dem 1.1.2014 setzen Sie den Wert der Mahlzeit überhaupt nicht mehr als Arbeitslohn an, wenn Ihr Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte.

Stellen Sie Ihrem Arbeitnehmer eine kostenlose Mahlzeit zur Verfügung müssen Sie die lohnsteuerfreien Verpflegungspauschalen um

  • 20% für ein Frühstück und
  • 40% für ein Mittag- oder Abendessen

kürzen, maximal bis auf 0 €. Bei einer Inlandspauschale beträgt die Kürzung somit (24 € x 20% =) 4,80 € für ein Frühstück und jeweils (24 € x 40% =) 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen.

Wenn Sie Ihrem Arbeitnehmer die doppelte Verpflegungspauschale zahlen wollen, dürfen Sie bei der Verdoppelung immer von der Verpflegungspauschale ausgehen, die sich ohne Kürzung für kostenlose Mahlzeiten ergibt (Grund: In § 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG, der die pauschale Besteuerung regelt, wird nur auf Verpflegungsmehraufwendungen im Sinne des § 9 Abs. 4a Satz 3 bis 6 EStG Bezug genommen; die Kürzung ist in § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG geregelt, sodass bei der Verdoppelung vom ungekürzten Betrag auszugehen ist.)

Die Kürzung darf nicht höher sein als die für den jeweiligen Tag zu gewährende steuerfreie Verpflegungspauschale (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Es ist allerdings möglich, auch dann den doppelten Betrag (vor Kürzung) zu erstatten und diesen Betrag pauschal mit 25% zu versteuern.

Praxis-Beispiel:

Ihr Arbeitnehmer unternimmt eine dreitägige Geschäftsreise. Sie zahlen die beiden Übernachtungen jeweils inklusive Frühstück. Für den Zwischentag haben Sie für Ihren Arbeitnehmer das Mittag- und Abendessen gebucht und auch bezahlt. Für den Abreisetag übernehmen Sie auch das Mittagessen. Sie zahlen ihm zusätzlich die steuerfreien Verpflegungspauschalen und die Verpflegungspauschalen, die Sie mit 25% pauschal der Lohnsteuer unterwerfen können.

Der Wert der Mahlzeiten, die Sie übernommen haben, wird nicht als Arbeitslohn versteuert. Dafür dürfen Sie nur die gekürzten Verpflegungspauschalen lohnsteuerfrei erstatten. Die pauschal versteuerten Verpflegungspauschalen werden nicht gekürzt. Das Ergebnis sieht dann wie folgt aus:

Verpflegungspauschalen für den

Berechnung der Kürzung

Verpflegungs-pauschale,
steuerfrei nach
Kürzung

Verpflegungs-pauschale,
mit 25%iger
Pauschalsteuer

Anreisetag

12,00 €

12,00 €

Zwischentag

– Kürzung für Frühstück

– Kürzung für Mittagessen

– Kürzung für Abendessen

24,00 €

  4,80 €

  9,60 €

  9,60 €

  0,00 €

24,00 €

Abreisetag

– Kürzung für ein Frühstück

– Kürzung für Mittagessen

(bei Negativbetrag erfolgt die Kürzung auf höchstens 0 €)

12,00 €

  4,80 €

  9,60 €

  0,00 €

12,00 €

es können erstattet werden

12,00 €

48,00 €

Sie können Ihrem Arbeitnehmer die Verpflegungspauschalen in Höhe von (12,00 € + 48,00€ =) 60,00 € erstatten. Lohnsteuerfrei ist jedoch nur der Betrag von 12,00 €.

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Reisekostenreform 2014: Wie ein kostenloses Frühstück, Mittag- oder Abendessen steuerlich behandelt wird

Bei der Reisekostenreform 2014 ist auch die Besteuerung von unentgeltlichen Mahlzeiten durch den Arbeitgeber neu geregelt worden. Nach wie vor gilt der Grundsatz, dass der Arbeitgeber, wenn er seinem Arbeitnehmer ein kostenloses Frühstück, Mittag- und/oder Abendessen zur Verfügung stellt, den Wert der Mahlzeit nach der amtlichen Sachbezugsverordnung bei seinem Arbeitnehmer als Arbeitslohn versteuern muss.

Aber! Ab dem 1.1.2014 unterbleibt der Ansatz als Arbeitslohn insgesamt, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte und der Wert der einzelnen Mahlzeit 60 € nicht übersteigt.

Der Arbeitnehmer kann Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen, wenn

  • er mehr als 8 Stunden auswärts tätig ist,
  • eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Übernachtungen vorliegt oder
  • er nicht länger als 3 Monate am selben auswärtigen Einsatzort tätig wird.

Der Arbeitnehmer kann die Verpflegungspauschale ungekürzt geltend machen, wenn er während seiner Geschäftsreise er vom Arbeitgeber keine kostenlosen Mahlzeiten erhält. Die Verpflegungspauschale wird allerdings gekürzt, wenn der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber eine kostenlose Mahlzeit erhält. Die Kürzung wird von der vollen Verpflegungspauschale berechnet und beträgt

  • 20% für ein Frühstück und
  • 40% für ein Mittag- oder Abendessen.

Bei einer Inlandspauschale beträgt die Kürzung somit (24 € x 20% =) 4,80 € für ein Frühstück und jeweils (24 € x 40% =) 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen.

Praxis-Beispiel:
Ein Arbeitnehmer unternimmt eine dreitägige Geschäftsreise. Der Arbeitgeber zahlt die beiden Übernachtungen jeweils inklusive Frühstück. Für den Zwischentag hat der Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer das Mittag- und Abendessen gebucht und bezahlt. Der Arbeitnehmer erhält keine weiteren Erstattungen von seinem Arbeitgeber.

Ergebnis: Der Wert der Mahlzeiten, die der Arbeitgeber übernommen hat, wird nicht als Arbeitslohn versteuert. Der Arbeitnehmer kann folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen:

Verpflegungspauschalen für den

Betrag

Ergebnis

Anreisetag

12,00 EUR

Zwischentag- Kürzung für Frühstück- Kürzung für Mittagessen- Kürzung für Abendessen

24.00 EUR

  4,80 EUR

  9,60 EUR

  9,60 EUR

  0,00 EUR

Abreisetag- Kürzung für ein Frühstück

12,00 EUR

  4,80 EUR

  7,20 EUR

als Werbungskosten abziehbar sind(kann auch vom Arbeitgeber erstattet werden)

19,20 EUR

Mein Tipp:
Die Abrechnung von Geschäftsreisen wird von den Unternehmen unterschiedlich gehandhabt. Die Unternehmen selbst legen fest, ob der Arbeitnehmer

  • kostenlose Mahlzeiten erhält,
  • einen Eigenanteil übernehmen muss, z. B. einen festen Betrag oder in Höhe des Sachbezugswerts,
  • die steuerlich zulässige Verpflegungspauschale erstattet erhält.

Die unterschiedlichen Handhabungen sind mit ihren Auswirkungen entsprechend dem vorhergehenden Beispiel zu lösen.

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