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Geschäftsreise oder erste Tätigkeitsstätte?

Ab dem 1.1.2014 werden die Reisekosten neu geregelt. Grundsätzlich kann bei Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte (bzw. ab 2014 zur ersten Tätigkeitsstätte), nur die Entfernungspauschale geltend gemacht werden. Wenn keine regelmäßige Arbeitsstätte bzw. erste Tätigkeitsstätte vorliegt handelt es sich um Geschäftsreisen.

Da Arbeitnehmer (bezogen auf das jeweilige Beschäftigungsverhältnis) nur eine regelmäßige Arbeitsstätte bzw. erste Tätigkeitsstätte haben können, kommt es entscheidend auf die zutreffende Abgrenzung an. Das ist nicht nur für Arbeitnehmer interessant, sondern auch für den Unternehmer, der seinen Arbeitnehmern ein Firmenfahrzeug zur Verfügung stellt.

Ob überhaupt und und wo der Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte hat, ist gemäß § 9 Abs. 4 EStG n.F. in mehreren Stufen zu prüfen. Dabei ist zwingend diese Reihenfolge einzuhalten:

1. Schritt:
Der Arbeitgeber hat die erste Tätigkeitsstätte festgelegt.

2. Schritt:
Ohne Festlegung bzw. ohne eindeutige Festlegung durch den Arbeitgeber sind die gesetzlichen Zeitvorgaben entscheidend.

Wenn der Arbeitgeber keine erste Tätigkeitsstätte bestimmt hat oder diese nicht eindeutig ist, hängt es von der Arbeitszeit ab, die der Arbeitnehmer an der jeweiligen Tätigkeitsstätte verbringt. Arbeitnehmer haben gemäß § 9 Abs. 4 EStG n.F. ihre erste Tätigkeitsstätte dort, wo sie entweder

  • typischerweise arbeitstäglich tätig werden sollen oder
  • je Arbeitswoche mindestens zwei volle Arbeitstage verbringen oder
  • mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden sollen.

Sollten diese Voraussetzungen für mehrere Tätigkeitsstätten vorliegen, so bestimmt der Arbeitgeber, wo sich die erste Tätigkeitsstätte befindet. Hat der Arbeitgeber keine Bestimmung getroffen, gilt jeweils die Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt.

Mein Tipp:
Wenn Sie ihren Arbeitnehmern einen Firmenwagen überlassen, müssen Sie deren Situation rechtzeitig klären. Die Kosten, die auf Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte entfallen, müssen Sie beim Arbeitslohn als geldwerten Vorteil versteuern. Handelt es sich um Geschäftsreisen, so sind die Kosten voll abziehbar und nicht als Arbeitslohn zu erfassen. Nach der gesetzlichen Neuregelung können Sie in vielen Fällen Einfluss darauf nehmen, ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt – nutzen Sie diesen Spielraum.