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Überlassung PC an Arbeitnehmer

Die Überlassung eines PC an einen Arbeitnehmer ist kein Arbeitslohn

Es ist kein geldwerter Vorteil anzusetzen wenn Arbeitnehmer den betrieblichen Computer auch privat nutzen dürfen. Diese Steuerbefreiung gilt für die Privatnutzung aller Datenverarbeitungsgeräte – also auch für die Nutzung von „Peripheriegeräten“ wie z. B. einem Drucker oder Scanner, Telekommunikationseinrichtungen (Internet etc.) oder von Software. Die private Nutzung aller dieser Geräte ist lohnsteuerfrei. Diese Regelung schließt auch die Nutzung neuer Geräte ein, wie z. B. Smartphones oder Tablets.

Die Steuerfreiheit des § 3 Nr. 45 EStG umfasst auch die private Nutzung von Software (Systemprogrammen und Anwendungsprogrammen), wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer diese kostenlos oder verbilligt zur Nutzung auf dessen PC überlässt. Es spielt also keine Rolle mehr, ob sich die Software auf dem Computer des Arbeitgebers oder Arbeitnehmers befindet. Das gilt allerdings nur für die Software, die im Unternehmen des Arbeitgebers eingesetzt wird.

Handelt es sich um betriebliche Geräte, kommt es nicht darauf an, in welchem Umfang der Arbeitnehmer das Gerät für private Zwecke nutzt. Es spielt ebenfalls keine Rolle, ob das Gerät in der Wohnung des Arbeitnehmers oder im Betrieb des Arbeitgebers genutzt wird (R 3.45 LStR).

Der Arbeitgeber kann mit seinem Arbeitnehmer vereinbaren, dass ein Teil des Barlohns durch die kostenlose private Nutzung von Computer, Internet, usw. ersetzt wird (= Gehaltsumwandlung). Diese Sachzuwendung (private Computernutzung) ist steuerfrei. Es spielt keine Rolle, ob die Sachzuwendung zusätzlich zum normalen Arbeitslohn erfolgt oder anstelle des normalen Arbeitslohns (R 3.45 LStR).
Allerdings sind die Bezüge bei einer Gehaltsumwandlung nur dann sozialversicherungsfrei, wenn die steuerfreie private Nutzung zusätzlich zum normalen Arbeitslohn gewährt wird.

Pauschale Besteuerung bei Schenkung eines PC an den Arbeitnehmer

Schenkt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Computer, dann ist die Schenkung nicht steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Schenkt der Arbeitgeber den Computer (ggf. mit Peripheriegeräten) zusätzlich zum normalen Arbeitslohn, darf der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil pauschal mit 25% versteuern (§ 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG). Diese pauschal besteuerten Beträge gehören nach § 1 der Sozialversicherungsentgeltverordnung nicht zum abgabepflichtigen Arbeitsentgelt, sodass hierfür keine Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen sind.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber schenkt seinem Arbeitnehmer einen Computer, den er selbst für 1.000 € einschließlich Umsatzsteuer eingekauft hat. Er ermittelt die pauschale Lohnsteuer von 25% nach dem Ladenpreis (Bruttobetrag). Die pauschale Lohnsteuer beträgt somit 1.000 € x 25% = 250 €. Darauf fallen zusätzlich noch 250 € x 5,5% = 13,75 € Solidaritätszuschlag an (ggf. auch Kirchensteuer).

Mein Tipp:
Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten nicht die Schenkung eines Computers vereinbaren. Besser ist es immer, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Computer zur Nutzung überlässt. Dann fallen weder Lohnsteuer noch Sozialversicherungsbeiträge an.