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Reisekostenreform 2014: Wie ein kostenloses Frühstück, Mittag- oder Abendessen steuerlich behandelt wird

Bei der Reisekostenreform 2014 ist auch die Besteuerung von unentgeltlichen Mahlzeiten durch den Arbeitgeber neu geregelt worden. Nach wie vor gilt der Grundsatz, dass der Arbeitgeber, wenn er seinem Arbeitnehmer ein kostenloses Frühstück, Mittag- und/oder Abendessen zur Verfügung stellt, den Wert der Mahlzeit nach der amtlichen Sachbezugsverordnung bei seinem Arbeitnehmer als Arbeitslohn versteuern muss.

Aber! Ab dem 1.1.2014 unterbleibt der Ansatz als Arbeitslohn insgesamt, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte und der Wert der einzelnen Mahlzeit 60 € nicht übersteigt.

Der Arbeitnehmer kann Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen, wenn

  • er mehr als 8 Stunden auswärts tätig ist,
  • eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Übernachtungen vorliegt oder
  • er nicht länger als 3 Monate am selben auswärtigen Einsatzort tätig wird.

Der Arbeitnehmer kann die Verpflegungspauschale ungekürzt geltend machen, wenn er während seiner Geschäftsreise er vom Arbeitgeber keine kostenlosen Mahlzeiten erhält. Die Verpflegungspauschale wird allerdings gekürzt, wenn der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber eine kostenlose Mahlzeit erhält. Die Kürzung wird von der vollen Verpflegungspauschale berechnet und beträgt

  • 20% für ein Frühstück und
  • 40% für ein Mittag- oder Abendessen.

Bei einer Inlandspauschale beträgt die Kürzung somit (24 € x 20% =) 4,80 € für ein Frühstück und jeweils (24 € x 40% =) 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen.

Praxis-Beispiel:
Ein Arbeitnehmer unternimmt eine dreitägige Geschäftsreise. Der Arbeitgeber zahlt die beiden Übernachtungen jeweils inklusive Frühstück. Für den Zwischentag hat der Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer das Mittag- und Abendessen gebucht und bezahlt. Der Arbeitnehmer erhält keine weiteren Erstattungen von seinem Arbeitgeber.

Ergebnis: Der Wert der Mahlzeiten, die der Arbeitgeber übernommen hat, wird nicht als Arbeitslohn versteuert. Der Arbeitnehmer kann folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen:

Verpflegungspauschalen für den

Betrag

Ergebnis

Anreisetag

12,00 EUR

Zwischentag- Kürzung für Frühstück- Kürzung für Mittagessen- Kürzung für Abendessen

24.00 EUR

  4,80 EUR

  9,60 EUR

  9,60 EUR

  0,00 EUR

Abreisetag- Kürzung für ein Frühstück

12,00 EUR

  4,80 EUR

  7,20 EUR

als Werbungskosten abziehbar sind(kann auch vom Arbeitgeber erstattet werden)

19,20 EUR

Mein Tipp:
Die Abrechnung von Geschäftsreisen wird von den Unternehmen unterschiedlich gehandhabt. Die Unternehmen selbst legen fest, ob der Arbeitnehmer

  • kostenlose Mahlzeiten erhält,
  • einen Eigenanteil übernehmen muss, z. B. einen festen Betrag oder in Höhe des Sachbezugswerts,
  • die steuerlich zulässige Verpflegungspauschale erstattet erhält.

Die unterschiedlichen Handhabungen sind mit ihren Auswirkungen entsprechend dem vorhergehenden Beispiel zu lösen.

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