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Die Digitalisierung von Unternehmen

Die Arbeitswelt hat sich durch den technischen Fortschritt der letzten Jahre extrem verändert, und das Ende dieses Prozesses ist noch lange nicht abzusehen. Wie in jedem Lebensbereich sorgt die Digitalisierung für immer neue Annehmlichkeiten. Während bei der einen oder anderen Neuerung, die privat genutzt wird, durchaus die Frage nach der Sinnhaftigkeit gestellt werden darf, profitieren Unternehmen in den meisten Fällen sehr von dieser Entwicklung.

Denn wie jede umfassende Neuerung auf dem Arbeitsmarkt werden dem Menschen viele mühselige Aufgaben abgenommen. Die – meist ohnehin technisierte – Produktion ist dabei gar nicht allzu sehr betroffen, vielmehr geht es um eine verbesserte Kommunikation und die Verschlankung damit verbundener Arbeitsabläufe.

Umfassender Zugriff bedeute kurze Wege

Denn hauptsächlich sorgt die Digitalisierung dafür, dass alle Mitarbeiter eines Unternehmens jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Daten haben. Dadurch laufen viele Prozesse deutlich schneller ab, wovon Betriebe gleich doppelt profitieren: Zum einen sparen sie eine Menge Zeit, und zum anderen steigt auch ihr Ansehen beim Kunden. Denn je schneller der seine Waren oder Dienstleistung bekommt, desto zufriedener ist er natürlich auch – was für das Unternehmen im Idealfall neue Aufträge bedeutet.

Um auf wichtige Firmen- und Kundendaten zugreifen zu können, müssen sich Mitarbeiter nicht einmal im Firmennetzwerk befinden. Denn viele Programme gibt es mittlerweile auch als Cloud-Lösung. Das bedeutet, dass sie nicht auf einem lokalen Server gespeichert werden, sondern im Internet. Diese Innovation bringt weitere Vorteile mit sich.

Die Digitalisierungswelle erreicht auch kleine Unternehmen

Besonders diejenigen, die beruflich oft auf Reisen sind, profitieren von diesem weltweiten Zugriff; denn einerseits können sie beim Zugfahren nun einfacher arbeiten, andererseits haben sie auch direkt beim Kunden die Möglichkeit, auf alle wichtigen Informationen zuzugreifen und neue Aufträge sofort ins Firmennetzwerk einzupflegen.

Für kleine Unternehmen, die sich keinen eigenen Server und keine IT-Abteilung, die sich um dessen Wartung kümmert, leisten können, ist eine cloudbasierte Lösung ideal. Denn da die benötigten Speicherkapazitäten von den Providern zur Verfügung gestellt werden, können sie nun trotzdem mit den neuesten Technologien und Programmen arbeiten.

Kritik an der Digitalisierung

Wichtig beim Einführen der neuen Softwarelösungen ist, dass Unternehmen deren Vorteile klar aufzeigen. Besonders ältere Mitarbeiter, die seit vielen Jahren mit gewohnten Abläufen vertraut sind, könnten die Neuerungen sonst nicht akzeptieren und den Verdacht haben, dass diese nur eingeführt werden, weil es sie eben gibt. Mit Schulungen, in denen die Funktionsweise der neuen Programme und ihre Vorteile gegenüber den alten herausgearbeitet werden, kann man als Unternehmen dieser Tendenz entgegen wirken.

Ein oft zu hörender Kritikpunkt an der Digitalisierung und speziell an Cloudlösungen ist der mangelhafte Datenschutz. Viele Unternehmen tun sich schwer damit, sensible Daten online zu speichern, da sie für Cyberangriffe deutlich anfälliger sind. Das ist zwar richtig, aber wer mit einem großen Anbieter wie Microsoft oder Amazon arbeitet, muss sich in dieser Hinsicht keine Gedanken machen. Zusätzlich sollten Unternehmen ihr internes Netzwerk verschlüsseln.

Diese Programme erleichtern die Arbeit

Zum Schluss noch eine kleine Auswahl an praktischen Softwares, mit denen sich besonders das mobile Arbeiten deutlich einfacher gestalten kann.

Google Drive

Diese digitale Festplatte, die nach dem gleichen Muster funktioniert wie eine Cloud, hat einen entscheidenden Vorteil: Man kann mit ihr auch offline arbeiten. Hat man dann wieder Internetzugang, werden die Dokumente automatisch aktualisiert.

Lexware faktura+Auftrag

Dieses hilfreiche Tool für die Warenwirtschaft macht es möglich, Rechnungen von unterwegs zu erstellen und verfügt zudem über einen direkten Zugang zum Online-Banking. Somit ist die Unternehmenssoftware vor allem für Selbstständige interessant.

Evernote

Wer unterwegs arbeitet und sich dabei oft Notizen machen muss, kann aufgrund einer Vielzahl von Zetteln leicht den Überblick verlieren. Werden diese Notizen allerdings digital angefertigt, passiert das nicht – und auch die Gefahr, einzelne Blätter zu verlieren, gehört der Vergangenheit an.

Last Pass

Digitalisierung bedeutet auch zahlreiche Accounts, ob geschäftlich oder privat. Man muss sich also sehr viele Passwörter merken und kann dadurch schon mal durcheinander kommen oder eines vergessen. Dank dieser praktischen App muss man sich in Zukunft nur noch ein einziges merken.

Gutschrift ist nicht gleich Gutschrift

Der Begriff Gutschrift wird unterschiedlich verwendet. Es handelt sich um eine Gutschrift, wenn

  • der Leistungsempfänger abrechnet (also nicht derjenige, der die Leistung erbringt) = umsatzsteuerliche Gutschrift oder
  • der leistende Unternehmer als Rechnungsaussteller den Rechnungsbetrag ganz oder teilweise wieder gutschreibt (= kaufmännische Gutschrift). Die Gutschrift ist dann als Korrektur der ursprünglichen Rechnung anzusehen.

Umsatzsteuerliche Gutschrift:

Eine Gutschrift ist eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Da Gutschriften Rechnungen sind, müssen sie alle in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthalten. Fehlt nur eine der gesetzlich vorgeschriebenen Angaben, entfällt der Vorsteuerabzug.

In § 14 Abs. 4 UStG ist eine neue Nummer 10 eingefügt worden, die besagt, dass Gutschriften im Sinne des § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG auch ausdrücklich als „Gutschriften“ bezeichnet werden müssen (Gesetz zur Umsetzung der Amtshilferichtlinie sowie zur Änderung steuerlicher Vorschriften-AmtshilfeRLUmsG).

Konsequenz: Die fehlende Angabe „Gutschrift“ führt dazu, dass für den Aussteller der Gutschrift der Vorsteuerabzug verloren geht. Diese Neuregelung gilt seit dem 1.7.2013.

Kaufmännische Gutschrift:

Es gibt Situationen, in denen der Aussteller einer Rechnung seinem Kunden mitteilt, dass sich der ursprüngliche Rechnungsbetrag reduziert. Dieses Schriftstück, mit dem die Preisreduzierung vorgenommen wird, nennt man ebenfalls Gutschrift. Die Gutschrift ist dann als Korrektur der ursprünglichen Rechnung anzusehen.

Fazit: Seit dem 1.7.2013 müssen Gutschriften im Sinne des § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG ausdrücklich als „Gutschriften“ bezeichnet werden (§ 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG). Wegen dieser Legaldefinition wird diskutiert, ob es sich bei der kaufmännischen Gutschrift – wenn sie ausdrücklich als Gutschrift bezeichnet wird – um eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne handelt. Denn dann würde es sich um einen unzulässigen Umsatzsteuerausweis im Sinne des § 14c UStG handeln.

Umsatzsteuerlich handelt es sich nur dann um eine Gutschrift, wenn die Abrechnung durch den Leistungsempfänger erfolgt. Bei den Rechnungskorrekturen, die als Gutschrift bezeichnet werden, handelt es sich trotz der Verwendung des Begriffs „Gutschrift“ um eine Änderung der Bemessungsgrundlage (§ 17 UStG).

So wurde es bisher gehandhabt. Daran ändert auch die Gesetzesänderung nichts. Auch wenn Gutschriften im Sinne des § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG ausdrücklich als „Gutschriften“ bezeichnet werden müssen, hat dies keine Auswirkungen auf Rechnungskorrekturen, die als Gutschrift bezeichnet werden. Die Legaldefinition und der Katalog der Pflichtangaben sind nicht dazu geeignet die Rechtsfolgen des § 14c UStG (= unberechtigter Steuerausweis) auszulösen.