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Geschäftsreisen: Berechnung der Drei-Monats-Frist beim Abzug von Verpflegungskosten

Bei Geschäftsreisen werden die Verpflegungspauschalen für eine zusammenhängende Tätigkeit am selben Einsatzort maximal für die Dauer von 3 Monaten gewährt (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 5 EStG bzw. § 9 Abs. 4a EStG). Hierbei handelt es sich um eine gesetzliche Regelung, die zwingend einzuhalten ist. Der Beginn einer Frist ist in § 187 BGB geregelt. Ist für den Anfang einer Frist ein Ereignis maßgebend, wie z.B. der Beginn einer Geschäftsreise, so wird der Tag nicht mitgerechnet, auf den das Ereignis fällt.

Wichtig! Laut BFH ist jeder einzelne Auftrag für sich zu betrachten (Urteil vom 19.12.2005, VI R 30/05). Das heißt, dass die 3-Monatsfrist für den Abzug von Verpflegungskosten immer nur für dieselbe auswärtige Tätigkeit gilt. Das heißt, dass mit jedem neuen Auftrag eine andere Auswärtstätigkeit beginnt, sodass je nach Situation auch die 3-Monats-Frist mit jedem Auftrag neu beginnen kann.

Ein Unternehmer/Arbeitnehmer führt eine Tätigkeit auch dann an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte durch, wenn er nach einer kurzen Unterbrechung mit demselben Inhalt am selben Ort tätig wird. Erst wenn die Unterbrechung mindestens 4 Wochen dauert, beginnt die 3-Monatsfrist neu (R 9.6 Abs. 4 LStR). Der Grund für die Unterbrechung keine Rolle spielt, sodass auch nach 4 Wochen Urlaub und/oder Krankheit die 3-Monatsfrist wieder neu beginnt.

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmen setzt seinen Arbeitnehmer in China bei einem Kunden ein. Die Geschäftsreise beginnt am 6.9.2016 (= Tag der Abreise). Vom 1.12. bis 8.12.2016 wird er in China für einen anderen Kunden tätig. Vom 9.12.2016 bis 21.12.2016 (= Tag des Rückflugs nach Deutschland) wird er wieder für den ursprünglichen Kunden tätig.

Die Tätigkeit für den ersten Kunden wird am 30.11.2016 unterbrochen (6 Tage bevor die Drei-Monats-Frist abläuft). Die Tätigkeit für den zweiten Kunden ist gesondert zu betrachten, sodass die Verpflegungspauschalen für folgende Zeiträume beansprucht werden können:

  • vom 6.9.2016 bis zum 30.11.2016
  • vom 1.12.2016 bis 8.12.2016 (also für 8 Tage), weil es sich um eine andere auswärtige Tätigkeit handelt
  • vom 9.12.2016 bis 14.12.2016 (= 6 Tage, da die ursprüngliche Drei-Monats-Frist am 30.11.2016 noch nicht ausgelaufen war)
  • Für die Zeit vom 15.12 bis 21.12.2016 können keine Verpflegungspauschalen in beansprucht werden, weil die Unterbrechung ist zu kurz, um von einem Neubeginn der Drei-Monats-Frist ausgehen zu können.

Mein Tipp
Bei einer Unterbrechung von mindestens 4 Wochen beginnt die 3-Monatsfrist neu. Da der Grund für die Unterbrechung keine Rolle spielt, kann z. B. ein Urlaub auch so geplant werden, dass die Auswärtstätigkeit innerhalb der Drei-Monats-Frist unterbrochen wird und die Unterbrechung mindestens 4 Wochen dauert. Dann beginnt nach der Unterbrechung (z. B. nach dem Urlaub) ein neuer Drei-Monats-Zeitraum, für den wiederum Verpflegungspauschalen beansprucht werden können.

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– Verpflegungspauschalen im In- und Ausland zügig und zutreffend berechnen

– Richtige Abrechnung der privaten Nutzung eines (Elektro-)Fahrzeugs

– Abrechnung eines kostenlosen Snacks im Flugzeug

– Trennung von kombinierten Reisen in betriebliche und private Kosten

Zum Inhalt

Nach einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit müssen die Reisekosten korrekt abgerechnet werden. Dies gilt sowohl für Arbeitnehmer und Unternehmer als auch für freiberuflich Tätige. Deshalb ist es erforderlich, immer auf dem neusten Stand zu sein. Das Handbuch „Reise- und Bewirtungskosten 2017“ enthält eine umfassende und zugleich praxisnahe Darstellung aller Änderungen und Ergänzungen, die sich zwischenzeitlich durch Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen ergeben haben.

Zahlreiche Praxisbeispiele veranschaulichen in leicht verständlicher Sprache die komplexe Materie des gesamten steuerlichen Reisekostenrechts und ermöglichen somit eine problemlose Auseinandersetzung. Das Handbuch „Reise- und Bewirtungskosten 2017“ hilft somit bei der schnellen und zutreffenden Abrechnung der Reisekosten.

Unter anderem finden Sie Empfehlungen und Lösungen zu den folgenden Punkten:

– Wann liegt eine auswärtige Tätigkeit (Geschäftsreise) vor?

– Wie können die Gestaltungsspielräume bei der Wahl der ersten Betriebs-/Tätigkeitsstätte genutzt werden?

– Wie werden die Verpflegungspauschalen bei grenzüberschreitenden Geschäftsreisen ermittelt?

– Wie werden die Verpflegungspauschalen z.B. bei einer nächtlichen Montagetätigkeit abgerechnet?

– Wann ist ein kostenloser Snack im Flugzeug als Mahlzeit zu erfassen?

Die Ausführungen sind leicht verständlich und durch viele Praxisbeispiele problemlos nachvollziehbar und sofort in die Praxis umzusetzen.

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Gemischte Geschäftsreisen: Abrechnung der Fahrtkosten

Kombiniert der Arbeitnehmer eine Geschäftsreise mit einem privaten Aufenthalt, dann hängt der Abzug der Fahrtkosten unter Anderem davon ab,

  • ob der Arbeitnehmer die Geschäftsreise auf Anordnung seines Arbeitgebers unternimmt, der auch die Kosten der Geschäftsreise übernimmt, oder
  • ob der Arbeitnehmer die Geschäftsreise (z. B. eine Fortbildung) außerhalb seiner Arbeitszeit unternimmt und die Aufwendungen selbst trägt. Er kann seine beruflichen Aufwendungen, die er selbst getragen hat, als Werbungskosten geltend machen.

Trägt der Arbeitnehmer die Aufwendungen selbst und kombiniert er seine auswärtige Tätigkeit mit einem privaten Urlaub, dann muss er seine Aufwendungen, wie z. B. die Fahrtkosten, die sowohl den privaten als auch den betrieblichen Teil der Reise betreffen, nach dem Verhältnis der Zeiten aufteilen, die auf den privaten und den betrieblichen Aufenthalt entfallen.

Anders ist es, wenn der Arbeitgeber die Geschäftsreise anordnet. Beauftragt nämlich der Unternehmer seinen Arbeitnehmer für ihn einen beruflichen Termin wahrzunehmen, darf der Arbeitgeber die Fahrtkosten immer zu 100% lohnsteuerfrei erstatten. Es spielt keine Rolle, wenn der Arbeitnehmer den beruflichen Pflichttermin mit einem vorhergehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt verbindet, selbst wenn der private Teil der Reise kürzer ist als der berufliche Teil (BFH-Beschluss vom 21.09.2009, GrS 1/06, unter Rz. 129).

Praxis-Beispiel (Anordnung der Reise durch den Arbeitgeber):
Ein Arbeitgeber schickt seinen Arbeitnehmer zu einem 4-tägigen Geschäftstermin nach Barcelona (Spanien). Der Arbeitnehmer reist mit dem Flugzeug an. Im Anschluss an diesen Geschäftstermin macht er 2 Wochen Urlaub an der „Costa Dorada“. Anschließend fliegt er wieder nach Deutschland zurück.

Ergebnis: Der Arbeitgeber darf seinem Arbeitnehmer die Flugkosten (Hin- und Rückflug)uneingeschränkt (zu 100%) lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Eine zeitanteilige Aufteilung nach dem Verhältnis der betrieblichen und privaten Aufenthaltsdauer ist lt. BFH nicht erforderlich. Der Arbeitgeber wendet seinem Arbeitnehmer keinen geldwerten Vorteil zu und muss auch nicht kontrollieren, ob der Arbeitnehmer seinen beruflichen Pflichttermin mit einem vorhergehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt verbindet.

Immer dann, wenn der Unternehmer seinen Arbeitnehmer beauftragt, die Reise zu unternehmen, bringt die Kombination mit einem Urlaub keinen Nachteil. Das gilt auch für den Gesellschafter-Geschäftsführer, der Arbeitnehmer seiner GmbH ist. Auch wenn Arbeitnehmer- und Arbeitgeberinteressen sich hier überschneiden, kommt es entscheidend darauf an, dass der Gesellschafter-Geschäftsführer steuerlich als Arbeitnehmer einzustufen ist. Steuerlich ist er dann wie jeder andere Arbeitnehmer zu behandeln.

Mein Tipp
Wenn ein Arbeitnehmer eine Geschäftsreise auf Anordnung seines Arbeitgebers unternimmt, die er mit einem Urlaub kombinieren will, dann sollte er dies mit seinem Arbeitgeber abstimmen. So kann dieser z. B. vereinbaren, dass der Arbeitgeber die Fahrt- bzw. Flugkosten zu 100% übernimmt. Der Arbeitgeber zieht die Aufwendungen insgesamt als Betriebsausgaben ab und der Arbeitnehmer braucht keinen geldwerten Vorteil zu versteuern.