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Geschäftsreisen: Berechnung der Drei-Monats-Frist beim Abzug von Verpflegungskosten

Bei Geschäftsreisen werden die Verpflegungspauschalen für eine zusammenhängende Tätigkeit am selben Einsatzort maximal für die Dauer von 3 Monaten gewährt (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 5 EStG bzw. § 9 Abs. 4a EStG). Hierbei handelt es sich um eine gesetzliche Regelung, die zwingend einzuhalten ist. Der Beginn einer Frist ist in § 187 BGB geregelt. Ist für den Anfang einer Frist ein Ereignis maßgebend, wie z.B. der Beginn einer Geschäftsreise, so wird der Tag nicht mitgerechnet, auf den das Ereignis fällt.

Wichtig! Laut BFH ist jeder einzelne Auftrag für sich zu betrachten (Urteil vom 19.12.2005, VI R 30/05). Das heißt, dass die 3-Monatsfrist für den Abzug von Verpflegungskosten immer nur für dieselbe auswärtige Tätigkeit gilt. Das heißt, dass mit jedem neuen Auftrag eine andere Auswärtstätigkeit beginnt, sodass je nach Situation auch die 3-Monats-Frist mit jedem Auftrag neu beginnen kann.

Ein Unternehmer/Arbeitnehmer führt eine Tätigkeit auch dann an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte durch, wenn er nach einer kurzen Unterbrechung mit demselben Inhalt am selben Ort tätig wird. Erst wenn die Unterbrechung mindestens 4 Wochen dauert, beginnt die 3-Monatsfrist neu (R 9.6 Abs. 4 LStR). Der Grund für die Unterbrechung keine Rolle spielt, sodass auch nach 4 Wochen Urlaub und/oder Krankheit die 3-Monatsfrist wieder neu beginnt.

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmen setzt seinen Arbeitnehmer in China bei einem Kunden ein. Die Geschäftsreise beginnt am 6.9.2016 (= Tag der Abreise). Vom 1.12. bis 8.12.2016 wird er in China für einen anderen Kunden tätig. Vom 9.12.2016 bis 21.12.2016 (= Tag des Rückflugs nach Deutschland) wird er wieder für den ursprünglichen Kunden tätig.

Die Tätigkeit für den ersten Kunden wird am 30.11.2016 unterbrochen (6 Tage bevor die Drei-Monats-Frist abläuft). Die Tätigkeit für den zweiten Kunden ist gesondert zu betrachten, sodass die Verpflegungspauschalen für folgende Zeiträume beansprucht werden können:

  • vom 6.9.2016 bis zum 30.11.2016
  • vom 1.12.2016 bis 8.12.2016 (also für 8 Tage), weil es sich um eine andere auswärtige Tätigkeit handelt
  • vom 9.12.2016 bis 14.12.2016 (= 6 Tage, da die ursprüngliche Drei-Monats-Frist am 30.11.2016 noch nicht ausgelaufen war)
  • Für die Zeit vom 15.12 bis 21.12.2016 können keine Verpflegungspauschalen in beansprucht werden, weil die Unterbrechung ist zu kurz, um von einem Neubeginn der Drei-Monats-Frist ausgehen zu können.

Mein Tipp
Bei einer Unterbrechung von mindestens 4 Wochen beginnt die 3-Monatsfrist neu. Da der Grund für die Unterbrechung keine Rolle spielt, kann z. B. ein Urlaub auch so geplant werden, dass die Auswärtstätigkeit innerhalb der Drei-Monats-Frist unterbrochen wird und die Unterbrechung mindestens 4 Wochen dauert. Dann beginnt nach der Unterbrechung (z. B. nach dem Urlaub) ein neuer Drei-Monats-Zeitraum, für den wiederum Verpflegungspauschalen beansprucht werden können.