Ein Fahrtenbuch ist nur dann ordnungsgemäß, wenn die Eintragungen vollständig und richtig sind. Das Finanzamt darf allerdings auch nicht zu pingelig sein. Daher hat auch der BFH geurteilt: kleinere Fehler sind unschädlich.
Diese Anforderungen sollte Ihr Fahrtenbuch erfüllen:
- Das Fahrtenbuch muss zeitnah erstellt werden (ein nachträglich erstelltes Fahrtenbuch ist steuerlich nicht anzuerkennen).
- Es muss in geschlossener Form geführt werden (lose Blätter reichen nicht, es muss geheftet in Buchform vorliegen).
- Jede Fahrt ist einzeln zu erfassen.
- Der Kilometerstand ist bei Beginn und Ende der jeweiligen Fahrt anzugeben (für bestimme Branchen gibt es Erleichterungen).
- Teilabschnitte dürfen zu einer Eintragung verbunden werden. Die einzelnen Kunden und Geschäftspartner sind in der Reihenfolge festzuhalten, in der sie aufgesucht worden sind.
- Wird eine berufliche Fahrt durch eine Privatfahrt unterbrochen, z. B. am Ende eines Teilabschnitts, ist der Gesamtkilometerstand jeweils zu Beginn und am Ende der Unterbrechung auszuweisen.
- Die Aufzeichnungen müssen in hinreichendem Maße vollständig und richtig sein, sodass sie mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüft werden können.
- Ist das Fahrtenbuch im Wesentlichen materiell richtig, dann ist es auch ordnungsgemäß, wenn formelle Unregelmäßigkeiten vorhanden sind.
- Eine einzelne Fehleintragung bzw. wenige Fehleintragungen ohne größere Auswirkungen sind ohne Bedeutung. Das ist z. B. der Fall, wenn die Kilometerangaben laut Fahrtenbuch und Werkstattrechnung nicht exakt übereinstimmen (erfahrungsgemäß sind Werkstattangaben oft ungenau) oder wenn die Kilometerangaben nicht mit den Daten eines Routenplaners übereinstimmen, weil niemand verpflichtet ist, die lt. Routenplaner vorgegebene kürzeste Strecke zu wählen oder wenn eine einzelne Fahrt nicht ins Fahrtenbuch eingetragen wurde, für die eine Tankquittung vorhanden ist.

Fahrtenbuch
Die Finanzverwaltung darf keine Forderungen aufstellen, die in der Praxis nicht umsetzbar sind. Wenn jemand aus privaten Gründen eine andere (längere) Strecke gewählt wird, um den Zielpunkt der auswärtigen Tätigkeit zu erreichen, dann sind die privat veranlassten Mehr-Kilometer auszuweisen.
Aber es gibt hierbei in der Regel keinen Anfangs- und auch keinen Endpunkt, der mit einem Kilometerstand definiert werden könnte. Es ist einzig und allein feststellbar, um wieviel Kilometer die Umwegfahrt länger ist als die kürzeste bzw. schnellste Strecke.
Das heißt, der Unternehmer fährt einen Umweg, dessen Beginn und Ende nicht spezifiziert werden kann. Somit sind nur die Mehrkilometer als Privatfahren zu erfassen. Etwas anderen kann nur gelten, wenn der Unternehmer die Strecke zum Zielort der auswärtigen Tätigkeit an einem Punkt verlässt und später wieder an dieselbe Stelle zurückkehrt, um die betriebliche Fahrt fortzusetzen. Dann ist die private Fahrt kilometermäßig abgrenzbar.
Mein Tipp:
Jeder, der ein Fahrtenbuch führt, weiß wie schnell – trotz größter Sorgfalt – Fehler unterlaufen können. Bei kleinen Fehlern muss das Finanzamt großzügig sein, d.h., das Fahrtenbuch ist auch bei geringfügigen Mängeln anzuerkennen.
Außerdem darf die Finanzverwaltung nur etwas verlangen, was tatsächlich möglich ist. Fährt der Unternehmer nicht zu dem Punkt zurück, an dem er die berufliche Strecke verlassen hat, kann der Umweg nur kilometermäßig, nicht aber mit Anfangs- und Endkilometer angegeben werden. Es besteht dann kein Anlass, das Fahrtenbuch zu verwerfen.
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich, Jörg Rosenthal bin seit 2005 in der Lederrestauration als Kleinunternehmer selbstständig und verkaufe gebrauchte Qualitätsmöbel im gebrauchten Zustand Bundesweit auf. So kommen beim Aufkauf, dem Transport und der Aufarbeitung selbst Kosten auf mich zu, die aus dem Erlös, wenn ich die Möbel wieder veräussern möchte abziehen kann und der eigentliche Verkaufswert viel niedriger angesetzt werden muß. Beispiel: Ich kaufe einen Stressless-Sessel mit hocker für 120€ auf, die Transportkosten zur Werkstatt je nach Entfernung ca. 50€ und die Restauration 50€. dann habe ich erstmal 220€ investiert. Nun biete ich das Möbel für 399€ bei Ebay an, dann dürften mir ja nur auf 179€
Gewinn Steuern berechnet werden oder? Und, kann ich als Kleinunternehmer die Differenzbesteuerung anwenden ?
Mit freundlichen Grüßen
Jörg Rosenthal
Danke für diese Tipps. Als Musiker (Reinhard Mey Interpret) bin ich viel mit meinem Wagen unterwegs, teils quer durch das ganze Land. Hier konnte ich gute Tipps zum Fahrtenbuch finden. Das beste ist wohl tatsächlich alles direkt zu domumentieren.
Vielen Dank für die vielen Informationen. Kann ich bei einem Dienstwagen auch den Besuch einer Autowaschanlage in Will oder andernorts steuerlich ansetzen oder muss das über den Betrieb laufen? Danke im Voraus!
Seit einigen Tagen nutze ich meinen Privatwagen, um Kundentermine wahrzunehmen. Dass ich dies nun in der Steuererklärung anrechnen lassen kann, ist hilfreich und Ihre wertvollen Tipps zur Erstellung eines Fahrtenbuchs kommen wie gerufen. Vor allem, die beruflichen von den privaten Fahrten zu trennen und diese zeitnah und korrekt zu dokumentieren, wird eine Herausforderung werden. Gut zu wissen, dass hier kleinere Fehler oder Ungenauigkeiten nicht zwangsläufig zu Ärger führen müssen.