Die Digitalisierung von Unternehmen

Die Arbeitswelt hat sich durch den technischen Fortschritt der letzten Jahre extrem verändert, und das Ende dieses Prozesses ist noch lange nicht abzusehen. Wie in jedem Lebensbereich sorgt die Digitalisierung für immer neue Annehmlichkeiten. Während bei der einen oder anderen Neuerung, die privat genutzt wird, durchaus die Frage nach der Sinnhaftigkeit gestellt werden darf, profitieren Unternehmen in den meisten Fällen sehr von dieser Entwicklung.

Denn wie jede umfassende Neuerung auf dem Arbeitsmarkt werden dem Menschen viele mühselige Aufgaben abgenommen. Die – meist ohnehin technisierte – Produktion ist dabei gar nicht allzu sehr betroffen, vielmehr geht es um eine verbesserte Kommunikation und die Verschlankung damit verbundener Arbeitsabläufe.

Umfassender Zugriff bedeute kurze Wege

Denn hauptsächlich sorgt die Digitalisierung dafür, dass alle Mitarbeiter eines Unternehmens jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Daten haben. Dadurch laufen viele Prozesse deutlich schneller ab, wovon Betriebe gleich doppelt profitieren: Zum einen sparen sie eine Menge Zeit, und zum anderen steigt auch ihr Ansehen beim Kunden. Denn je schneller der seine Waren oder Dienstleistung bekommt, desto zufriedener ist er natürlich auch – was für das Unternehmen im Idealfall neue Aufträge bedeutet.

Um auf wichtige Firmen- und Kundendaten zugreifen zu können, müssen sich Mitarbeiter nicht einmal im Firmennetzwerk befinden. Denn viele Programme gibt es mittlerweile auch als Cloud-Lösung. Das bedeutet, dass sie nicht auf einem lokalen Server gespeichert werden, sondern im Internet. Diese Innovation bringt weitere Vorteile mit sich.

Die Digitalisierungswelle erreicht auch kleine Unternehmen

Besonders diejenigen, die beruflich oft auf Reisen sind, profitieren von diesem weltweiten Zugriff; denn einerseits können sie beim Zugfahren nun einfacher arbeiten, andererseits haben sie auch direkt beim Kunden die Möglichkeit, auf alle wichtigen Informationen zuzugreifen und neue Aufträge sofort ins Firmennetzwerk einzupflegen.

Für kleine Unternehmen, die sich keinen eigenen Server und keine IT-Abteilung, die sich um dessen Wartung kümmert, leisten können, ist eine cloudbasierte Lösung ideal. Denn da die benötigten Speicherkapazitäten von den Providern zur Verfügung gestellt werden, können sie nun trotzdem mit den neuesten Technologien und Programmen arbeiten.

Kritik an der Digitalisierung

Wichtig beim Einführen der neuen Softwarelösungen ist, dass Unternehmen deren Vorteile klar aufzeigen. Besonders ältere Mitarbeiter, die seit vielen Jahren mit gewohnten Abläufen vertraut sind, könnten die Neuerungen sonst nicht akzeptieren und den Verdacht haben, dass diese nur eingeführt werden, weil es sie eben gibt. Mit Schulungen, in denen die Funktionsweise der neuen Programme und ihre Vorteile gegenüber den alten herausgearbeitet werden, kann man als Unternehmen dieser Tendenz entgegen wirken.

Ein oft zu hörender Kritikpunkt an der Digitalisierung und speziell an Cloudlösungen ist der mangelhafte Datenschutz. Viele Unternehmen tun sich schwer damit, sensible Daten online zu speichern, da sie für Cyberangriffe deutlich anfälliger sind. Das ist zwar richtig, aber wer mit einem großen Anbieter wie Microsoft oder Amazon arbeitet, muss sich in dieser Hinsicht keine Gedanken machen. Zusätzlich sollten Unternehmen ihr internes Netzwerk verschlüsseln.

Diese Programme erleichtern die Arbeit

Zum Schluss noch eine kleine Auswahl an praktischen Softwares, mit denen sich besonders das mobile Arbeiten deutlich einfacher gestalten kann.

Google Drive

Diese digitale Festplatte, die nach dem gleichen Muster funktioniert wie eine Cloud, hat einen entscheidenden Vorteil: Man kann mit ihr auch offline arbeiten. Hat man dann wieder Internetzugang, werden die Dokumente automatisch aktualisiert.

Lexware faktura+Auftrag

Dieses hilfreiche Tool für die Warenwirtschaft macht es möglich, Rechnungen von unterwegs zu erstellen und verfügt zudem über einen direkten Zugang zum Online-Banking. Somit ist die Unternehmenssoftware vor allem für Selbstständige interessant.

Evernote

Wer unterwegs arbeitet und sich dabei oft Notizen machen muss, kann aufgrund einer Vielzahl von Zetteln leicht den Überblick verlieren. Werden diese Notizen allerdings digital angefertigt, passiert das nicht – und auch die Gefahr, einzelne Blätter zu verlieren, gehört der Vergangenheit an.

Last Pass

Digitalisierung bedeutet auch zahlreiche Accounts, ob geschäftlich oder privat. Man muss sich also sehr viele Passwörter merken und kann dadurch schon mal durcheinander kommen oder eines vergessen. Dank dieser praktischen App muss man sich in Zukunft nur noch ein einziges merken.

Kostenloser E-Mail Newsletter! Tragen Sie sich ein und ich sende Ihnen jede Woche einen aktuellen Steuertipp per E-Mail zu.

Ein Gedanke zu „Die Digitalisierung von Unternehmen

  1. Franziska

    Hallo Herr Krudewig,
    vielen Dank für diesen Artikel. Ich bin habe selbst vor ca. drei Jahren damit begonnen in meinem kleinen Unternehmen verschiedene Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Dabei war ich erstaunt, wie viel Arbeit dahinter steckt. Denn allein um für die verschiedenen Prozesse die richtige Software zu finden können mehrere Monate vergehen. So haben wir z.B. drei verschiedene Softwareprodukte für das Task-Management ausprobieren müssen, um das richtige Tool zu finden, das unseren Bedürfnissen entspricht.
    Heute bin ich froh, dass wir diesen Weg eingeschlagen haben, denn die Arbeit und Zusammenarbeit ist durch die Digitalisierung sehr viel einfacher geworden. So gibt es bei uns bspw. keine Rechnungen mehr in Papierform. Sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen werden digital erstellt oder digitalisiert und nur noch elektronisch verarbeitet und archiviert. Und selbst unser Steuerberater hat online Zugriff auf die Unterlagen. Dies erspart uns sehr viel Zeit und Nerven.
    Allerdings kann ich jedem nur empfehlen, der sich mit diesem Thema beschäftigt, sich nicht auf die technischen Bereiche zu beschränken, sondern sich auch mit den rechtlichen Implikationen auseinanderzusetzen. So ist bspw. die Meinung verbreitet, es würde ausreichen, eine Rechnung in Word zu erstellen und diese dann dem Kunden als PDF per Mail zu schicken und im Windows Dateien System abzulegen. Doch dem ist leider nicht so. Denn seit 2015 gelten in Deutschland die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) welche ganz klar vorgeben, dass digitale steuerlich relevante Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden müssen. Ein weiterer Punkt ist, dass jedes Unternehmen, das steuerrelevante Belege digital verarbeitet und speichert eine Verfahrensdokumentation vorhalten muss. Dies ist eine Dokumentation in der genau definiert wird, wie das betreffende Unternehmen mit steuerlich relevanten Dokumenten umgeht. Und dies ist gar nicht so einfach, da es lange Zeit nur Mustervorlagen in Word gab, aus denen man sich dann eine verfahrensdokumentation zusammenstellen musste. Mittlerweile nutze ich das Onlinetool dokutar.de. Damit geht es deutlich schneller und ist auch wesentlich einfacher aktuell zu halten.
    Vielleicht ist das ja mal ein Thema, dass es sich lohnt ausführlicher zu behandeln!

    Antworten

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.