Archiv der Kategorie: Reisekosten

Neuerscheinung: Buch Reise- und Bewirtungskosten 2017

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6. überarbeitete Auflage: Reise- und Bewirtungskosten 2017

Erstellen Sie schnell und fehlerfrei Ihre komplette Reisekostenabrechnung

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Mit diesen und weiteren Themen:

– Verpflegungspauschalen im In- und Ausland zügig und zutreffend berechnen

– Richtige Abrechnung der privaten Nutzung eines (Elektro-)Fahrzeugs

– Abrechnung eines kostenlosen Snacks im Flugzeug

– Trennung von kombinierten Reisen in betriebliche und private Kosten

Zum Inhalt

Nach einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit müssen die Reisekosten korrekt abgerechnet werden. Dies gilt sowohl für Arbeitnehmer und Unternehmer als auch für freiberuflich Tätige. Deshalb ist es erforderlich, immer auf dem neusten Stand zu sein. Das Handbuch „Reise- und Bewirtungskosten 2017“ enthält eine umfassende und zugleich praxisnahe Darstellung aller Änderungen und Ergänzungen, die sich zwischenzeitlich durch Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen ergeben haben.

Zahlreiche Praxisbeispiele veranschaulichen in leicht verständlicher Sprache die komplexe Materie des gesamten steuerlichen Reisekostenrechts und ermöglichen somit eine problemlose Auseinandersetzung. Das Handbuch „Reise- und Bewirtungskosten 2017“ hilft somit bei der schnellen und zutreffenden Abrechnung der Reisekosten.

Unter anderem finden Sie Empfehlungen und Lösungen zu den folgenden Punkten:

– Wann liegt eine auswärtige Tätigkeit (Geschäftsreise) vor?

– Wie können die Gestaltungsspielräume bei der Wahl der ersten Betriebs-/Tätigkeitsstätte genutzt werden?

– Wie werden die Verpflegungspauschalen bei grenzüberschreitenden Geschäftsreisen ermittelt?

– Wie werden die Verpflegungspauschalen z.B. bei einer nächtlichen Montagetätigkeit abgerechnet?

– Wann ist ein kostenloser Snack im Flugzeug als Mahlzeit zu erfassen?

Die Ausführungen sind leicht verständlich und durch viele Praxisbeispiele problemlos nachvollziehbar und sofort in die Praxis umzusetzen.

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Gemischte Geschäftsreisen: Abrechnung der Fahrtkosten

Kombiniert der Arbeitnehmer eine Geschäftsreise mit einem privaten Aufenthalt, dann hängt der Abzug der Fahrtkosten unter Anderem davon ab,

  • ob der Arbeitnehmer die Geschäftsreise auf Anordnung seines Arbeitgebers unternimmt, der auch die Kosten der Geschäftsreise übernimmt, oder
  • ob der Arbeitnehmer die Geschäftsreise (z. B. eine Fortbildung) außerhalb seiner Arbeitszeit unternimmt und die Aufwendungen selbst trägt. Er kann seine beruflichen Aufwendungen, die er selbst getragen hat, als Werbungskosten geltend machen.

Trägt der Arbeitnehmer die Aufwendungen selbst und kombiniert er seine auswärtige Tätigkeit mit einem privaten Urlaub, dann muss er seine Aufwendungen, wie z. B. die Fahrtkosten, die sowohl den privaten als auch den betrieblichen Teil der Reise betreffen, nach dem Verhältnis der Zeiten aufteilen, die auf den privaten und den betrieblichen Aufenthalt entfallen.

Anders ist es, wenn der Arbeitgeber die Geschäftsreise anordnet. Beauftragt nämlich der Unternehmer seinen Arbeitnehmer für ihn einen beruflichen Termin wahrzunehmen, darf der Arbeitgeber die Fahrtkosten immer zu 100% lohnsteuerfrei erstatten. Es spielt keine Rolle, wenn der Arbeitnehmer den beruflichen Pflichttermin mit einem vorhergehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt verbindet, selbst wenn der private Teil der Reise kürzer ist als der berufliche Teil (BFH-Beschluss vom 21.09.2009, GrS 1/06, unter Rz. 129).

Praxis-Beispiel (Anordnung der Reise durch den Arbeitgeber):
Ein Arbeitgeber schickt seinen Arbeitnehmer zu einem 4-tägigen Geschäftstermin nach Barcelona (Spanien). Der Arbeitnehmer reist mit dem Flugzeug an. Im Anschluss an diesen Geschäftstermin macht er 2 Wochen Urlaub an der „Costa Dorada“. Anschließend fliegt er wieder nach Deutschland zurück.

Ergebnis: Der Arbeitgeber darf seinem Arbeitnehmer die Flugkosten (Hin- und Rückflug)uneingeschränkt (zu 100%) lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Eine zeitanteilige Aufteilung nach dem Verhältnis der betrieblichen und privaten Aufenthaltsdauer ist lt. BFH nicht erforderlich. Der Arbeitgeber wendet seinem Arbeitnehmer keinen geldwerten Vorteil zu und muss auch nicht kontrollieren, ob der Arbeitnehmer seinen beruflichen Pflichttermin mit einem vorhergehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt verbindet.

Immer dann, wenn der Unternehmer seinen Arbeitnehmer beauftragt, die Reise zu unternehmen, bringt die Kombination mit einem Urlaub keinen Nachteil. Das gilt auch für den Gesellschafter-Geschäftsführer, der Arbeitnehmer seiner GmbH ist. Auch wenn Arbeitnehmer- und Arbeitgeberinteressen sich hier überschneiden, kommt es entscheidend darauf an, dass der Gesellschafter-Geschäftsführer steuerlich als Arbeitnehmer einzustufen ist. Steuerlich ist er dann wie jeder andere Arbeitnehmer zu behandeln.

Mein Tipp
Wenn ein Arbeitnehmer eine Geschäftsreise auf Anordnung seines Arbeitgebers unternimmt, die er mit einem Urlaub kombinieren will, dann sollte er dies mit seinem Arbeitgeber abstimmen. So kann dieser z. B. vereinbaren, dass der Arbeitgeber die Fahrt- bzw. Flugkosten zu 100% übernimmt. Der Arbeitgeber zieht die Aufwendungen insgesamt als Betriebsausgaben ab und der Arbeitnehmer braucht keinen geldwerten Vorteil zu versteuern.

Wie Sie durch einen 4-wöchigen Urlaub den Werbungskostenabzug erhöhen können

Verpflegungspauschalen erhalten Sie bei Geschäftsreisen zur selben Einsatzstelle und bei einer doppelten Haushaltsführung maximal nur für drei Monate (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 6 EStG; § 9 Abs. 4a EStG). Bei einer doppelten Haushaltsführung haben Sie einen Rechtsanspruch darauf, die Pauschbeträge zu erhalten. Das Finanzamt darf die Pauschalen nicht kürzen. Es sind dieselben Pauschbeträge anzusetzen, die für auswärtige Tätigkeiten gelten.

Bei einer Unterbrechung von mindestens 4 Wochen beginnt die 3-Monatsfrist neu. Der Grund für die Unterbrechung spielt seit dem 01.01.2014 keine Rolle mehr, sodass auch nach 4 Wochen Urlaub und/oder Krankheit die 3-Monatsfrist wieder neu beginnt. Das Bundesfinanzministerium stellt allein auf die zeitliche Betrachtung ab (Schreiben vom 24.10.2014, IV C 5 – S 2353/14/10002).

Da der Grund für die Unterbrechung seit dem 01.01.2014 keine Rolle mehr spielt, lässt sich die 3-Monatsfrist für den Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen auch durch einen zusammenhängenden mindestens 4-wöchigen Urlaub unterbrechen. Arbeitnehmer können somit durch die geschickte Wahl ihres Urlaubs ihren Werbungskostenabzug deutlich steigern.

Bei einer doppelten Haushaltsführung ist es nicht erforderlich, dass die Zweitwohnung am Beschäftigungsort für die Dauer der Unterbrechung aufgegeben wird, damit die 3-Monatsfrist neu beginnt (R 9.11. Abs. 7 Satz 1 LStR).

Mein Tipp:
Nutzen Sie die die neue Möglichkeit für Arbeitnehmer seit dem 01.01.2014. Die neue zeitliche Betrachtungsweise macht es Ihnen möglich, die 3-Monatsfrist nach einer Unterbrechung von 4 Wochen neu zu beginnen. Es handelt sich um eine Vereinfachung des Reisekostenrechts, die dazu führt, dass die 3-Monatsfrist wiederholt genutzt werden kann. So kann der Werbungskostenabzug deutlich erhöht werden.

Bahncard 100 für Arbeitnehmer – so finden Sie die steuerlich beste Lösung

Wenn Sie Ihrem Arbeitnehmer / Ihren Arbeitnehmern eine Bahncard 100 überlassen, hängt die steuerliche Behandlung davon ab, in welchem Umfang dieser die Bahncard 100 für

  • Geschäftsreisen,
  • Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte und/oder
  • Privatfahrten nutzen kann.

Kann der Arbeitnehmer die Bahncard uneingeschränkt nutzen, ist es erforderlich, die Kosten der Bahncard von derzeit 4.090 € aufzuteilen. Als Arbeitgeber ziehen Sie dann die Kosten, die auf Geschäftsreisen entfallen, als Betriebsausgaben ab (maximal bis 4.090 €). Soweit die übersteigenden Kosten bis maximal 4.090 € auf die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entfallen, müssen diese beim Arbeitnehmer als Arbeitslohn erfasst werden.

  • Falls der Betrag von 4.090 € dann noch nicht erreicht ist, sind die Kosten für Privatfahrten als Arbeitslohn zu versteuern.
  • Ist der Betrag von 4.090 € bereits überschritten, kann die Bahncard 100 uneingeschränkt für Privatfahrten verwendet werden. Der Arbeitnehmer muss dann keinen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn versteuern.

Praxis-Beispiel:
Ein Arbeitgeber stellt seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Bahncard 100 zur Verfügung, die der Arbeitnehmer für Geschäftsreisen, für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte und für Privatfahrten verwenden kann. Die Bahncard 100 kostet 4.090 € im Jahr. Davon entfallen 3.400 € auf Geschäftsreisen. Der verbleibende Betrag von (4.090 € – 3.400 € =) 690 € entfällt auf Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte, die der Arbeitgeber bei seinem Arbeitnehmer als steuerpflichtigen Arbeitslohn versteuern muss.

Mein Tipp: Unternimmt Ihr Arbeitnehmer häufig Geschäftsreisen zu weit entfernt liegenden Zielen, kann es sinnvoll sein, wenn Sie (der Arbeitgeber) ihm eine Bahncard 100 zur Verfügung stellen. Die Bahncard 100 kostet derzeit 4.090 € im Jahr. Betragen die Fahrtkosten ohne Bahncard mindestens 4.090 €, kann der Arbeitnehmer die Bahncard im Übrigen für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte und für Privatfahrten nutzen, ohne dafür einen geldwerten Vorteil versteuern zu müssen. Darüber hinaus kann der Arbeitnehmer für seine Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte die volle Entfernungspauschale beanspruchen.

Reisekostenpauschalen 2015 für Auslandsreisen

Wie in jedem Jahr hat das Bundesfinanzministerium die neuen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für berufliche und betriebliche Auslandsreisen veröffentlicht (BMF-Schreiben vom 19.12.2014, IV C 5 – S 2353/08/10006 :005; 2014/1119560). Bei der Anwendung dieser Pauschbeträge sollten Sie Folgendes beachten:

  • Bei Reisen vom Inland in das Ausland richtet sich der Pauschbetrag nach dem Ort, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht worden ist.
  • Für eintägige Reisen ins Ausland ist der Pauschbetrag für den letzten Tätigkeitsort im Ausland anzusetzen.
  • Bei Rückreisetagen aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag anzusetzen, der für den letzten Tätigkeitsort (Aufenthaltsort) im Ausland gilt.
  • Sind Länder nicht in der Liste der ausländischen Staaten enthalten, müssen die Pauschbeträge angesetzt werden, die für Luxemburg gelten.
  • Für Übersee- und Außengebiete, die in der Länderliste nicht erfasst sind, werden die Pauschbeträge angesetzt, die für das Mutterland gelten.

Wichtig! Bei Übernachtungen im Ausland dürfen nur die tatsächlichen Übernachtungskosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Der Unternehmer muss also seine Kostenbelege für Übernachtungen unbedingt aufbewahren. Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten dürfen nur angewendet werden, wenn der Unternehmer seinen Arbeitnehmern die Übernachtungskosten pauschal erstattet (R 9.7 Abs. 3 LStR).

Mein Tipp: laden Sie hier die Übersicht der ab 2015 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für Auslandsreisen kostenlos herunter:

Reisekostensätze 2015

Die Pauschbeträge, die sich gegenüber dem Vorjahr geändert haben, z. B. Österreich und die Niederlande, sind in dieser Zusammenstellung fett gedruckt, sodass alle Änderungen auf Anhieb zu erkennen sind.

Verpflegungspauschale: Verdoppelung und Kürzung wegen kostenloser Mahlzeiten

Als Arbeitgeber können Sie ihren Arbeitnehmern die Verpflegungspauschalen lohnsteuerfrei erstatten. Daneben dürfen Sie nochmals denselben Betrag erstatten, wenn Sie den doppelten Betrag pauschal mit 25% versteuern (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG).

Stellen Sie als Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung, erfassen Sie den Wert der Mahlzeit nach der amtlichen Sachbezugsverordnung als Arbeitslohn, wenn der Wert der jeweiligen Mahlzeit 60 € nicht übersteigt (Sachbezugswert 2014: 1,63 € pro Frühstück, 3,00 € pro Mittagessen bzw. Abendessen). Seit dem 1.1.2014 setzen Sie den Wert der Mahlzeit überhaupt nicht mehr als Arbeitslohn an, wenn Ihr Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte.

Stellen Sie Ihrem Arbeitnehmer eine kostenlose Mahlzeit zur Verfügung müssen Sie die lohnsteuerfreien Verpflegungspauschalen um

  • 20% für ein Frühstück und
  • 40% für ein Mittag- oder Abendessen

kürzen, maximal bis auf 0 €. Bei einer Inlandspauschale beträgt die Kürzung somit (24 € x 20% =) 4,80 € für ein Frühstück und jeweils (24 € x 40% =) 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen.

Wenn Sie Ihrem Arbeitnehmer die doppelte Verpflegungspauschale zahlen wollen, dürfen Sie bei der Verdoppelung immer von der Verpflegungspauschale ausgehen, die sich ohne Kürzung für kostenlose Mahlzeiten ergibt (Grund: In § 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG, der die pauschale Besteuerung regelt, wird nur auf Verpflegungsmehraufwendungen im Sinne des § 9 Abs. 4a Satz 3 bis 6 EStG Bezug genommen; die Kürzung ist in § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG geregelt, sodass bei der Verdoppelung vom ungekürzten Betrag auszugehen ist.)

Die Kürzung darf nicht höher sein als die für den jeweiligen Tag zu gewährende steuerfreie Verpflegungspauschale (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Es ist allerdings möglich, auch dann den doppelten Betrag (vor Kürzung) zu erstatten und diesen Betrag pauschal mit 25% zu versteuern.

Praxis-Beispiel:

Ihr Arbeitnehmer unternimmt eine dreitägige Geschäftsreise. Sie zahlen die beiden Übernachtungen jeweils inklusive Frühstück. Für den Zwischentag haben Sie für Ihren Arbeitnehmer das Mittag- und Abendessen gebucht und auch bezahlt. Für den Abreisetag übernehmen Sie auch das Mittagessen. Sie zahlen ihm zusätzlich die steuerfreien Verpflegungspauschalen und die Verpflegungspauschalen, die Sie mit 25% pauschal der Lohnsteuer unterwerfen können.

Der Wert der Mahlzeiten, die Sie übernommen haben, wird nicht als Arbeitslohn versteuert. Dafür dürfen Sie nur die gekürzten Verpflegungspauschalen lohnsteuerfrei erstatten. Die pauschal versteuerten Verpflegungspauschalen werden nicht gekürzt. Das Ergebnis sieht dann wie folgt aus:

Verpflegungspauschalen für den

Berechnung der Kürzung

Verpflegungs-pauschale,
steuerfrei nach
Kürzung

Verpflegungs-pauschale,
mit 25%iger
Pauschalsteuer

Anreisetag

12,00 €

12,00 €

Zwischentag

– Kürzung für Frühstück

– Kürzung für Mittagessen

– Kürzung für Abendessen

24,00 €

  4,80 €

  9,60 €

  9,60 €

  0,00 €

24,00 €

Abreisetag

– Kürzung für ein Frühstück

– Kürzung für Mittagessen

(bei Negativbetrag erfolgt die Kürzung auf höchstens 0 €)

12,00 €

  4,80 €

  9,60 €

  0,00 €

12,00 €

es können erstattet werden

12,00 €

48,00 €

Sie können Ihrem Arbeitnehmer die Verpflegungspauschalen in Höhe von (12,00 € + 48,00€ =) 60,00 € erstatten. Lohnsteuerfrei ist jedoch nur der Betrag von 12,00 €.

Reisekostenreform 2014: Wie ein kostenloses Frühstück, Mittag- oder Abendessen steuerlich behandelt wird

Bei der Reisekostenreform 2014 ist auch die Besteuerung von unentgeltlichen Mahlzeiten durch den Arbeitgeber neu geregelt worden. Nach wie vor gilt der Grundsatz, dass der Arbeitgeber, wenn er seinem Arbeitnehmer ein kostenloses Frühstück, Mittag- und/oder Abendessen zur Verfügung stellt, den Wert der Mahlzeit nach der amtlichen Sachbezugsverordnung bei seinem Arbeitnehmer als Arbeitslohn versteuern muss.

Aber! Ab dem 1.1.2014 unterbleibt der Ansatz als Arbeitslohn insgesamt, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte und der Wert der einzelnen Mahlzeit 60 € nicht übersteigt.

Der Arbeitnehmer kann Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen, wenn

  • er mehr als 8 Stunden auswärts tätig ist,
  • eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Übernachtungen vorliegt oder
  • er nicht länger als 3 Monate am selben auswärtigen Einsatzort tätig wird.

Der Arbeitnehmer kann die Verpflegungspauschale ungekürzt geltend machen, wenn er während seiner Geschäftsreise er vom Arbeitgeber keine kostenlosen Mahlzeiten erhält. Die Verpflegungspauschale wird allerdings gekürzt, wenn der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber eine kostenlose Mahlzeit erhält. Die Kürzung wird von der vollen Verpflegungspauschale berechnet und beträgt

  • 20% für ein Frühstück und
  • 40% für ein Mittag- oder Abendessen.

Bei einer Inlandspauschale beträgt die Kürzung somit (24 € x 20% =) 4,80 € für ein Frühstück und jeweils (24 € x 40% =) 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen.

Praxis-Beispiel:
Ein Arbeitnehmer unternimmt eine dreitägige Geschäftsreise. Der Arbeitgeber zahlt die beiden Übernachtungen jeweils inklusive Frühstück. Für den Zwischentag hat der Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer das Mittag- und Abendessen gebucht und bezahlt. Der Arbeitnehmer erhält keine weiteren Erstattungen von seinem Arbeitgeber.

Ergebnis: Der Wert der Mahlzeiten, die der Arbeitgeber übernommen hat, wird nicht als Arbeitslohn versteuert. Der Arbeitnehmer kann folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen:

Verpflegungspauschalen für den

Betrag

Ergebnis

Anreisetag

12,00 EUR

Zwischentag- Kürzung für Frühstück- Kürzung für Mittagessen- Kürzung für Abendessen

24.00 EUR

  4,80 EUR

  9,60 EUR

  9,60 EUR

  0,00 EUR

Abreisetag- Kürzung für ein Frühstück

12,00 EUR

  4,80 EUR

  7,20 EUR

als Werbungskosten abziehbar sind(kann auch vom Arbeitgeber erstattet werden)

19,20 EUR

Mein Tipp:
Die Abrechnung von Geschäftsreisen wird von den Unternehmen unterschiedlich gehandhabt. Die Unternehmen selbst legen fest, ob der Arbeitnehmer

  • kostenlose Mahlzeiten erhält,
  • einen Eigenanteil übernehmen muss, z. B. einen festen Betrag oder in Höhe des Sachbezugswerts,
  • die steuerlich zulässige Verpflegungspauschale erstattet erhält.

Die unterschiedlichen Handhabungen sind mit ihren Auswirkungen entsprechend dem vorhergehenden Beispiel zu lösen.

Hinweis: Beispiele für alle Fallvarianten finden Sie in meinem Bilanz aktuell – fordern Sie hier unverbindlich Ihre Gratis-Ausgabe an!

Geschäftsreise oder erste Tätigkeitsstätte?

Ab dem 1.1.2014 werden die Reisekosten neu geregelt. Grundsätzlich kann bei Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte (bzw. ab 2014 zur ersten Tätigkeitsstätte), nur die Entfernungspauschale geltend gemacht werden. Wenn keine regelmäßige Arbeitsstätte bzw. erste Tätigkeitsstätte vorliegt handelt es sich um Geschäftsreisen.

Da Arbeitnehmer (bezogen auf das jeweilige Beschäftigungsverhältnis) nur eine regelmäßige Arbeitsstätte bzw. erste Tätigkeitsstätte haben können, kommt es entscheidend auf die zutreffende Abgrenzung an. Das ist nicht nur für Arbeitnehmer interessant, sondern auch für den Unternehmer, der seinen Arbeitnehmern ein Firmenfahrzeug zur Verfügung stellt.

Ob überhaupt und und wo der Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte hat, ist gemäß § 9 Abs. 4 EStG n.F. in mehreren Stufen zu prüfen. Dabei ist zwingend diese Reihenfolge einzuhalten:

1. Schritt:
Der Arbeitgeber hat die erste Tätigkeitsstätte festgelegt.

2. Schritt:
Ohne Festlegung bzw. ohne eindeutige Festlegung durch den Arbeitgeber sind die gesetzlichen Zeitvorgaben entscheidend.

Wenn der Arbeitgeber keine erste Tätigkeitsstätte bestimmt hat oder diese nicht eindeutig ist, hängt es von der Arbeitszeit ab, die der Arbeitnehmer an der jeweiligen Tätigkeitsstätte verbringt. Arbeitnehmer haben gemäß § 9 Abs. 4 EStG n.F. ihre erste Tätigkeitsstätte dort, wo sie entweder

  • typischerweise arbeitstäglich tätig werden sollen oder
  • je Arbeitswoche mindestens zwei volle Arbeitstage verbringen oder
  • mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden sollen.

Sollten diese Voraussetzungen für mehrere Tätigkeitsstätten vorliegen, so bestimmt der Arbeitgeber, wo sich die erste Tätigkeitsstätte befindet. Hat der Arbeitgeber keine Bestimmung getroffen, gilt jeweils die Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt.

Mein Tipp:
Wenn Sie ihren Arbeitnehmern einen Firmenwagen überlassen, müssen Sie deren Situation rechtzeitig klären. Die Kosten, die auf Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte entfallen, müssen Sie beim Arbeitslohn als geldwerten Vorteil versteuern. Handelt es sich um Geschäftsreisen, so sind die Kosten voll abziehbar und nicht als Arbeitslohn zu erfassen. Nach der gesetzlichen Neuregelung können Sie in vielen Fällen Einfluss darauf nehmen, ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt – nutzen Sie diesen Spielraum.

Steuerfreie Privatfahrten mit der betrieblichen Bahncard

Unternehmer und Freiberufler ziehen ihre Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel (z. B. Bahn, Bus, Taxi, Schiff, Flugzeug einschließlich aller Zuschläge), die ihnen durch Geschäftsreisen entstehen, uneingeschränkt als Betriebsausgaben ab. Abziehbar sind z. B. auch die Kosten für die 1. Klasse bei der Bahn oder für die Business-Class im Flugzeug.

Unternehmer können die Kosten für eine Bahncard 25, 50 oder 100 als Betriebsausgaben abziehen, wenn sie die Bahncard ausschließlich betrieblich verwenden. Der 100%ige Betriebsausgabenabzug bleibt aber auch dann bestehen, wenn der Unternehmer die Bahncard auch privat verwendet und die betriebliche Kostenersparnis höher ist als die Kosten für die Bahncard (Erlass des Finanzministeriums des Saarlandes vom 13.10.2004, B/2-4-114/04-S 2334).

Übersicht: Kosten für eine Bahncard 2013:

Art der Bahncard

Ermäßigung

Jährliche Kosten 2013

Bahncard 25   II. Klasse

I.  Klasse

25%

25%

     61 €

   123 €

Bahncard 50   II. Klasse

I.  Klasse

50%

50%

   249 €

   498 €

Bahncard 100  II. Klasse

I.  Klasse

100%

100%

4.090 €

6.890 €

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer erwirbt für 249 € eine Bahncard 50. Er unternimmt eine Geschäftsreise, bei der das Bahnticket ohne Bahncard 589 € kostet. Mit Einsatz der Bahncard kostet das Bahnticket nur 294,50 €, sodass bereits bei der ersten geschäftlichen Bahnfahrt eine Ersparnis von (294,50 € – 249 € =) 45,50 € eintritt.

Ergebnis: Da die Ersparnis höher war als die Kosten der Bahncard, kann der Unternehmer die Bahncard im Übrigen auch für private Fahrten einsetzen, ohne dass er den Vorteil der Bahncard versteuern muss.

Der Unternehmer kann seinen Mitarbeitern eine Bahncard 25, 50 oder 100 kostenlos überlassen bzw. ihm die Kosten dafür ersetzen. Diese Zuwendung ist lohnsteuerfrei, wenn der Mitarbeiter die Bahncard ausschließlich betrieblich verwendet. Die kostenlose Überlassung ist aber auch dann lohnsteuerfrei, wenn der Arbeitnehmer die Bahncard auch privat verwendet und die betriebliche Kostenersparnis höher ist als die Kosten für die Bahncard.