Ein Fahrtenbuch ist nur dann ordnungsgemäß, wenn die Eintragungen vollständig und richtig sind. Das Finanzamt darf allerdings auch nicht zu pingelig sein. Daher hat auch der BFH geurteilt: kleinere Fehler sind unschädlich.
Diese Anforderungen sollte Ihr Fahrtenbuch erfüllen:
- Das Fahrtenbuch muss zeitnah erstellt werden (ein nachträglich erstelltes Fahrtenbuch ist steuerlich nicht anzuerkennen).
- Es muss in geschlossener Form geführt werden (lose Blätter reichen nicht, es muss geheftet in Buchform vorliegen).
- Jede Fahrt ist einzeln zu erfassen.
- Der Kilometerstand ist bei Beginn und Ende der jeweiligen Fahrt anzugeben (für bestimme Branchen gibt es Erleichterungen).
- Teilabschnitte dürfen zu einer Eintragung verbunden werden. Die einzelnen Kunden und Geschäftspartner sind in der Reihenfolge festzuhalten, in der sie aufgesucht worden sind.
- Wird eine berufliche Fahrt durch eine Privatfahrt unterbrochen, z. B. am Ende eines Teilabschnitts, ist der Gesamtkilometerstand jeweils zu Beginn und am Ende der Unterbrechung auszuweisen.
- Die Aufzeichnungen müssen in hinreichendem Maße vollständig und richtig sein, sodass sie mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüft werden können.
- Ist das Fahrtenbuch im Wesentlichen materiell richtig, dann ist es auch ordnungsgemäß, wenn formelle Unregelmäßigkeiten vorhanden sind.
- Eine einzelne Fehleintragung bzw. wenige Fehleintragungen ohne größere Auswirkungen sind ohne Bedeutung. Das ist z. B. der Fall, wenn die Kilometerangaben laut Fahrtenbuch und Werkstattrechnung nicht exakt übereinstimmen (erfahrungsgemäß sind Werkstattangaben oft ungenau) oder wenn die Kilometerangaben nicht mit den Daten eines Routenplaners übereinstimmen, weil niemand verpflichtet ist, die lt. Routenplaner vorgegebene kürzeste Strecke zu wählen oder wenn eine einzelne Fahrt nicht ins Fahrtenbuch eingetragen wurde, für die eine Tankquittung vorhanden ist.
Fahrtenbuch
Die Finanzverwaltung darf keine Forderungen aufstellen, die in der Praxis nicht umsetzbar sind. Wenn jemand aus privaten Gründen eine andere (längere) Strecke gewählt wird, um den Zielpunkt der auswärtigen Tätigkeit zu erreichen, dann sind die privat veranlassten Mehr-Kilometer auszuweisen.
Aber es gibt hierbei in der Regel keinen Anfangs- und auch keinen Endpunkt, der mit einem Kilometerstand definiert werden könnte. Es ist einzig und allein feststellbar, um wieviel Kilometer die Umwegfahrt länger ist als die kürzeste bzw. schnellste Strecke.
Das heißt, der Unternehmer fährt einen Umweg, dessen Beginn und Ende nicht spezifiziert werden kann. Somit sind nur die Mehrkilometer als Privatfahren zu erfassen. Etwas anderen kann nur gelten, wenn der Unternehmer die Strecke zum Zielort der auswärtigen Tätigkeit an einem Punkt verlässt und später wieder an dieselbe Stelle zurückkehrt, um die betriebliche Fahrt fortzusetzen. Dann ist die private Fahrt kilometermäßig abgrenzbar.
Mein Tipp:
Jeder, der ein Fahrtenbuch führt, weiß wie schnell – trotz größter Sorgfalt – Fehler unterlaufen können. Bei kleinen Fehlern muss das Finanzamt großzügig sein, d.h., das Fahrtenbuch ist auch bei geringfügigen Mängeln anzuerkennen.
Außerdem darf die Finanzverwaltung nur etwas verlangen, was tatsächlich möglich ist. Fährt der Unternehmer nicht zu dem Punkt zurück, an dem er die berufliche Strecke verlassen hat, kann der Umweg nur kilometermäßig, nicht aber mit Anfangs- und Endkilometer angegeben werden. Es besteht dann kein Anlass, das Fahrtenbuch zu verwerfen.
Als Firmenwagenfahrer steht man jedes Jahr erneut vor der Frage: Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Methode? In den meisten Fällen kann mit einem Fahrtenbuch enorm an Steuerlast gespart werden, allerdings nicht ohne handschriftlichen Aufwand. Nach jeder einzelnen Fahrt müssen Kilometerstand, Datum, Zweck der Fahrt, die Start- und Zieladresse sowie gegebenenfalls der besuchte Geschäftspartner schriftlich notiert werden. Nicht so einfach, wenn man unter Zeitdruck steht und schnell zum nächsten Termin muss. Kleine Fehler, die unter Stress leicht passieren, dürfen nicht vorkommen — sonst kann es sein, dass das Finanzamt ein Fahrtenbuch ablehnt und doch die teure Ein-Prozent-Methode auferlegt. Ein Jahr mühevolles Schreiben wäre umsonst. Mit dem elektronischen Fahrtenbuch können Sie diesen Zeitaufwand und Ärger mit dem Finanzamt umgehen.